公用車の安全運転の推進と効率的運用に向けて
公用車の管理と使用にはルールがあります

豊岡市は、兵庫県下最大の面積の自治体で、公共交通機関は十分に整備されておらず、日々の業務の主な移動手段は自動車がメインです。

市役所でも、職員が移動する際は「公用車」と呼ばれる、市が購入またはリースで所有する車で、職員自らが運転します。現在、豊岡市では200台超の公用車を管理・使用しています。そして、そこにはさまざまな細かいルールが存在します。

豊岡市には、「豊岡市車両の管理及び使用に関する規程」という公用車の管理と使用に関して必要な事項を定めたルールがあります。お役所言葉が続きますが、少し辛抱してお付き合いください。

①車両の保全及び盗難防止のため車両の格納場所およびカギの保管場所を定め、確実に収納及び保管する。
②運転者名簿を備え、運転者を登録し、登録した運転者以外の者に車両の運転を禁じる。
③車両台帳を備え、車両について必要な事項を記載し、記載事項に変更を生じたときは、その都度補正する。
④車両運行日誌を備え、運転者に運行状況等必要事項を記録させる。
⑤運行実績表を備え、車両の走行距離、給油等の実績を記録する。

このように、公用車の管理・使用だけでもこれだけの手続きが存在します。車両の管理については、Microsoft Accessのシステムを構築し運用していますが、まだまだ業務改善する部分は残っていると考えています。

公用車の運用にはアナログ業務がいくつかあります

規程のとおり公用車を運転して庁舎に戻るまでには、いくつかのプロセスが存在します。

①グループウェアで使用する公用車を予約
②使用者の所属長による運転免許証の確認とアルコールチェック
③車両管理室で車両運行日誌とカギを受け取り出発（運転）
④帰庁後に車両運行日誌を記入し、カギを返却

このうち、②の確認、④の日誌はすべて紙で管理しているうえ、所属長の目の前で呼気のアルコール濃度を計測するチェックを行わなければならず、朝一番や昼休みあけなど、所属長に確認を取るタイミングがかぶると、確認待ちの列が出来してしまいます。

これらの業務は必ずしも対面でなくても良いかもしれませんし、わざわざ手で入力する必要がないかもしれません。これらのアナログ業務をデジタル化することで安全運転の推進と業務効率化できないかと考えています。

車輌ごとに車両運行日誌のファイルが用意されている

帰ってきたことがわかる。より効率的な公用車運用へ

実は、公用車の効率的な運用においてもうひとつ課題があります。今、使える車をリアルタイムで把握出来ないことです。

グループウェアで管理しているものの、予定よりも速く帰ってきても、そのことがどこにも反映されないため、使いたい人がいても使えないということが発生します。どうしても車での移動となると渋滞などを見越して、すこし余裕を見て長めに予約してしまうことで、さらに問題を助長しています。

日本中の地方都市が欲しがるＩＴツールをつくりたい！

　公用車業務をどうにかしたいと考える自治体は少なくないと思います。

豊岡市のような地方都市では、身の丈に合ったシステム調達が求められており、重厚長大なシステムではなく、クラウドを活用した最適・最小のＩＴ導入を目指しています。日本中の地方都市が欲しくなるような・・そんなＩＴツールをわたしたちと協働で開発してくださる企業の方をお待ちしております。