1. みなさんは業務に関連するマニュアルをどうやって管理・運用していますか？

建物を建てるという目的を達成するためには、法律、条例、指導要綱、仕様書、国や庁内ルール等様々な満足しなければならない要素があり、設計段階ではそれらを満足した図面を作成し、施工段階では図面をもとに現場で一つ一つ確認していかなければなりません。

スケジュールを守りながら予算内に収めつつ限られた時間の中で、これらの数ある確認事項をいかに間違いなく効率的に処理するかが難しい問題です。
この難題を処理するために、安定した品質確保、コスト削減、ミス防止、時間の削減等を目的に、マニュアル等の整備を行ってきました。マニュアル等は時々の担当者によって整理され、周知が図られています。

新たに配属された担当者は、そのマニュアル等を参考にすることで、業務を効率よく実施できています！
ということは理想的な形であり、そうでなくてはならないと思いますが、実際は、マニュアル等の数は膨れ上がり、検索しきれずに存在を知らないマニュアル等があるのも事実です。

教育係がマニュアル等の保存先や活用方法を説明するものの、すべて説明できるものではありません。また、新任者が全体像や管理方法を十分に理解しないまま教育係となると、さらに存在感が薄れてしまうマニュアル等が増えてしまいます。体系化しフォルダに入れていますが、その整理方法は多岐にわたるため、マニュアル等を作成するたびに、その保存方法、継続方法が議論となっているのが現状です。

2. 現在活用している様々なナレッジ

◯調査関係
建物や敷地の規模や場所によって調査内容が変わるため、調査業務発注時に使用している。

◯設計関係
設計する際に、共通の基準やその建物ごとの基準、提出書類があるため、その内容を設計者に伝達しながら進める。業務を進めるなかでその基準に適合しているかを確認している。

◯工事監理関係
工事監理者として品質確認方法、提出書類等のやり方を記載しており、業務の精度を上げている。
過去の失敗事例等をもとに設計図面では現れないような詳細な内容を施工図でチェックする際に使用している。

〇その他事務関係
上記それぞれの業務を行う際に発生する事務文書の処理手順マニュアルがあるので、それに沿って手続きを進めている（決裁文書の綴り順や報告先、提出時期、文書共有先など）

3. これまでの地道な取り組み

これまでの対処としては、

• 大元となる業務マニュアルを作成し、そこに各種基準や書式を紐づける（●さんこれどうやって使うの？、更新により名称・リンク先が変更になると大変、PCやサーバーの入れ替えがあったらえらいこっちゃ！）

• マニュアル等を統合する
  （これってあっちの基準と一緒やけど時代が違うから言うてること違うやん、昔こんなことあったけど今はしてないな、消したいけど消していいのか協議が必要、基準の改正があったけど誰が更新する？）

• カテゴリーが異なるものは別フォルダに保存する
  （業務マニュアルに入れるには違うからとりあえずこっちに保存しておこう・・・●年経過後、こんないい基準あるやん！）

ということが行われてきています。
担当者は、本心ではパソコンに詳しい人が異動してきてくれへんかなと妄想し、自分が異動してしまい、状況が大きく変わらないことが延々と続いてきたのではないでしょうか。

4. ナレッジをフル活用するために、次の一手を求めています！

まずは、

• 実務者が業務の全容を把握できるように、マニュアル等の可視化、体系化
• マニュアルが追加されても、その後埋もれてしまわない維持管理方法の構築
• 今あるマニュアル等を誰もが検索できる環境

そのようなサービスやシステムづくりを実証的に挑戦してみたい。
そして、実証で手ごたえを感じられたら次の段階では、担当者だけが更新方法や項目を把握しているという属人化を解消していきたい。

ゆくゆくは、担当者は今後作成するマニュアル等の内容に集中し、更新作業、担当者間の引継ぎ、更新完了の周知等はシステムに担ってもらう。また、当課以外が作成している基準ともリンクさせ、自動更新がされるようにしたい。
自治体の多くの部署が抱える難しい課題であるからこそ、ナレッジをフル活用するためのお知恵をお貸しください。

ご応募お待ちしています！