「二十歳のつどい」は、若者たちが社会に一歩を踏み出す大切な門出を祝う行事です。
一生に一度の大切な節目となるこのイベントでは、参加者の成長を祝福するとともに、大人としての自覚を促すことが出来るよう、式の運営においても、事前準備から実施、振り返りまで、より良い式が開催できるよう、主催者一丸となって取り組んでいます。

運営の課題

　現在、次に挙げる点を課題として認識しています。

1．式典当日の「案内状（はがき）」の持参による受付

現在、約1,000人の参加者に事前送付した案内状を持参してもらうことにより、当日受付を行っています。案内状を忘れた場合などは、受付で手書きによる再発行手続きを行っていますが、参加者の利便性を損なっています。

2．「案内状（はがき）」の発送事務

事前送付する案内状は、市に住民登録がある対象者を確認して送付しているものと、進学や就職などで市外に転出された方のために、ご本人からの電子申請ののち発送するものがあり、業務が複雑になっています。
特に、市外に転出された方への案内状は、電子申請ののち、すぐに発送するのではなく、11月中旬以降、２週間に１回の頻度で発送しています。その旨をホームページに記載していますが、「電子申請したが案内状が届かない」などの問い合わせが多い状況です。

3．参加者数集計

式典当日、参加者数を公表するため、すぐに集計をする必要があります。しかし、案内状の枚数を確認するため、参加者数の集計に時間がかかっています。
また、準備段階においても、当日まで参加者数がわからないため準備にも苦労しています。近年の参加者数を参考にしながら、記念品の発注数や当日の配布物数（市役所各課から参加者に配布してほしいパンフレットなど20点弱を一つにまとめる）を予測で準備しています。特に、配布物は、余れば各課に戻す必要があるものや廃棄してしまうものなど余剰が多いと終了後の作業も増えてしまいます。また、式典当日の人員確保などに影響しています。

4．運営スタッフの負担軽減

入場時の混雑が緩和出来るよう、当日の受付は8人で対応していますが、約1,000人が式典の開始直前に集中して入場するため、瞬間的にかなり混雑します。
式典当日は約60人の職員を動員していますが、受付に加え、記念品配布やアナログな参加者数の集計など、運営スタッフの作業量も大きくなっています。作業の軽減により運営スタッフ数の削減も図りたいと考えています。

デジタル化で効率化を

昨今のデジタル技術の進展により、現在の申し込みから集計までの流れをデジタル化することで、課題が解決につながるものと考えています。

具体的には参加者のスマホを利用した電子チケットサービスなどの導入により、事前の申し込みから管理、入場時の手続、参加者数のリアルタイムでの把握、配布物の準備など運営側の全ての業務において効率性、生産性が向上することが期待できるのではないかと思っています。

参加者にとっても、案内状の紛失や置き忘れの心配もなくなります。加えて、申し込みを忘れていたとしても当日二次元コード等を読み取ることなど、その場で簡単に申し込むことができるような流れを参加者に提供出来れば、利便性も高まると考えています。

さらに、入場時の混雑も人為的作業が減ることで、より効率化、高速化が期待されます。とりわけ「二十歳のつどい」は、日頃からデジタルに慣れ親しんでいる世代の若者たちが参加する行事であるため、スマホの所有状況や当日の操作等も含め、デジタル化の効果が目に見えて分かりやすいものであると考えています。

二十歳のつどいから裾野を広げて

アーティストのコンサートやスポーツイベントなどでは一般的となっている電子チケットサービス等を、簡単に、そして安価に利用できることは、大小様々な式典やイベント、講座等を実施することの多い自治体にとってはとても魅力的です。

また、参加者にとっても利便性が大幅に向上するもので、「二十歳のつどい」のみならず、大小さまざまなイベントでの活用が期待できます。特に、自治体での行事等においては、参加者の年代の幅も広いため、スマホで気軽に参加申し込みができれば、市民の行事やイベントへ参加のハードルを下げることにつながるのではないかと期待しています。

現在、若い世代では、スマホがすでに日常生活の一部となっており、スマホを所持していない方々についても、今後スマホへの移行が見込まれます。

そのため、スマホで参加申し込みから受付まで完結できることは、利用者にとって利便性の高いツールだと思います。また、参加者数の人数把握がしやすくなることで、より正確な事前準備を行うことが出来、配布物等の無駄の削減等、SDGｓにも貢献できるものと考えています。

最後に

私たちは以上の理由から、「二十歳のつどい」の参加へのプロセスをスムーズにし、かつ効率的にすることを目指しています。このシステムを構築することで主催者側の作業効率が向上することはもちろん、日常的にスマホを手にしている参加者にとってもスマホでの手続きの方が便利だと考えます。また、「二十歳のつどい」だけでなく他事業にも広げ活用することができると思いますので、このシステムの構築に対して皆様からの多くの提案を心からお待ちしております。