教頭先生の仕事を少しでも減らしたい

学校現場でも働き方改革が進む中で、先生方に少しでも教育にかかる時間に集中してもらえるべく、仕事のやり方や分担の見直しを図ってきました。その結果、先生方の残業や事務負担を少しずつ減らすことに成功していますが、一部の業務は、教頭先生が巻き取る形となってしまい、教頭先生の負荷の高い状況が続いているのが現状です。

そこで八戸市では、教頭先生の抱える仕事の見直しを進めています。その一つが今回のテーマである学校施設開放の事業です。

関連する事務を教育委員会に集約する方向へ

学校施設開放は、小中学校の体育館などを地域住民に開放し、地域に開かれた学校づくりを目的として、2005年にスタートした事業です。近年では、部活動の地域移行や民間スポーツクラブの増化などスポーツ活動に対するニーズの高まりから、年々登録団体数、利用者数が増加しています。それに伴って、利用者からの問い合わせや苦情対応の件数も増加傾向にあります。

これまで八戸市では、学校施設を利用するために必要な手続きの窓口をすべて各学校で行ってきました。

年間利用団体の登録や予約管理、鍵の受け渡し、利用後の記録管理など、ほとんどの作業が手作業で行われています。また、利用者からの問い合わせや、学校行事で施設が使えない際の連絡、毎月の利用実績の集計作業は時間がかかります。このような、さながらカスタマーセンターのようなことを教頭先生が行っているのです。

そこで、この学校施設開放にかかる仕事を教育委員会側で巻き取ることを検討しています。

全65校分の業務をスマートに集約したい

八戸市内の全小中学校65校をすべて教育委員会で管理するには、デジタル技術の活用は必須だと考えています。この施設開放に関連する教育委員会の担当は少人数で、他の業務もあるため、可能な限り人の手を介さずに、施設利用ができる仕組みを構築したいと考えています。

将来的には、利用登録から利用完了報告まですべてデジタルで完結するような仕組みに変えていきたいと考えていますが、今年度はすでに利用団体登録等は終わっていることもあり、範囲を限定して実施したいと考えています。

職員の手間をなるべくかけずに運用できるか検証

今回の実証実験では、特定の学校を選んで新しいシステムを導入し、その効果を検証します。

具体的には、安全な鍵の受け渡しシステムの設置、利用者による利用報告のデジタル化、利用集計の自動化、ツール上での利用者への連絡などにより、学校現場が運用にほとんど関わることなく、日々の施設開放業務を行えるかを検証したいと考えています。

検証したい主なポイントは以下の通りです：

1. 教職員の業務負担をどの程度軽減できるか
2. 新システムの使いやすさ（教職員側と利用者側の両方）
3. 運用上の問題点や改善が必要な箇所
4. 緊急時や例外的な状況への対応
5. データ収集・分析による新たな知見の獲得

この実証実験を通じて、教職員の負担軽減と施設の効率的な運用の両立を図り、より良い学校施設開放事業のモデルを構築することを目指しています。利用者も学校も負担なく利用できる学校施設開放へ、ぜひ企業の皆様の力を貸してください。

ご応募お待ちしています。