姫路の文化芸術事業を応援したい

みなさんは「後援」という制度を知っていますか？チラシやプログラム、はたまた看板などで「後援　〇〇市」という文字を見たことがある方もいらっしゃるかもしれません。

姫路市の後援制度には、２つの大きな役割があります。
１つは、「姫路市が応援しています」という目印になること。
もう１つは、後援を受けることによって、市の施設使用料が減額になることです（後援減免といいます）。

後援を受けて市の施設で文化芸術事業を行う方は、施設の使用申し込みの際に「後援承認書」を提示すれば、会場と附属設備の使用料が３割安くなります。

後援制度を通して、姫路市では「事業のＰＲ」と「運営費」、２つの面から文化芸術事業を応援してきました。しかしある日、文化国際課を揺るがす衝撃的なニュースが飛び込んできました。

後援減免がなくなる・・・

平成３１年３月末で、全ての市の施設から後援減免がなくなることになったのです。後援減免がなくなれば、後援制度は、２つの重要な役割のうちの１つを失うことになります。

後援減免がなくなっても、姫路市の文化芸術事業を運営費の面からも応援していきたい・・・文化国際課では補助金制度を作り、これからも姫路市の文化芸術事業を応援していくことになりました。

新制度「文化芸術事業会場費補助金」はじまる

こうして平成３１年４月１日、新しく「文化芸術事業会場費補助金」がスタート、たくさんの書類をひたすら真面目にチェックする日々がはじまりました。

後援減免では市の施設使用料を申し込み時に３割減額していましたが、「文化芸術事業会場費補助金」では、

①事業実施前に「交付申請書」を提出する
②補助額に変更があった場合、「変更申請書」を提出する（変更がなければ③へ）
③事業実施後、「請求書」を提出する

という３段階を経なければ補助を受けることができません。

また後援制度は、後援減免はなくなりましたが、もう１つの「事業のＰＲ」という大切な役割が残っています。

その結果私たち職員は、後援と補助金、２つの制度の事務処理をしなければならなくなったのです。しかも補助金は申請から支払いまで全部で３段階、事務負担は５倍以上に膨れ上がりました。

地味な試行錯誤の毎日

補助金を支払うということは公金を支出するということであり、透明性を確保しなければなりません。
必然的に申請書など提出書類の記載方法は、後援減免の時と比べて厳格になりました。制度を知らない市民の方もまだまだ多く、提出いただいた書類も記載誤りがあることがほとんどです。

月初めには施設の使用申し込みをされてからそのまま来庁される方が多く、ひっきりなしに窓口対応をしなければならない日も。
窓口に来られた方にはその場で書類をチェックして修正をしていただき、郵送で申請書を提出された方にはお手紙をつけて修正依頼を出す。
まるで千本ノック状態・・・

もう１つの課題

加えて、私たちにはもう１つ課題がありました。

姫路市では、平均すると年間約７００件の後援申請を受理していました。今年度は、平成30年度中の後援減免を受けた事業も半分近くあったため、補助金の申請件数は300件程度で収まる見込みです。
しかし、来年度には後援減免を適用された事業が完全になくなるため、補助金の申請は倍増する見通しです。

そして私たち職員は、いつまでも同じ所属にいることはできません。また、担当者が不在の時であっても同じ対応ができなければなりません。
これから補助金の細かい注意事項を他の職員に引き継いでいかないといけないのか・・・いつかはこの大きな事務負担を他の職員に渡すことになるのか・・・と悩みはじめた時目についたのが、この「アーバンイノベーションジャパン」事業でした。

効率的な勝負を目指して

書類の不備チェック、台帳の入力、統計データの作成・・・文化国際課に限らず、どこの組織でも毎日の定型的な事務処理を抱えています。
今回、アーバンイノベーションジャパンにこの課題を提出しようと思ったのは、スタートアップの方々が持つ最新の技術を定型的な事務処理に活用することができれば、市役所全体から定型処理に費やす事務時間を減らすことができるのではないかと考えたからです。

世界で最も有名な犬、スヌーピーは言います。「配られたカードで勝負するっきゃないのさ・・・それがどういう意味であれ。」

私たちは今まで、後援・補助金事務に対して「ただひたすら真面目にチェックする」というカード１枚で戦いを続けてきました。しかし時間は限りあるもの。その勝負も現在苦戦を強いられており、今後ずっと続けていくわけにはいきません。

配られなければ作ればいい。一緒に新しいカードを作り、効率的な勝負を実現してみませんか？
みなさまのご応募をお待ちしております。