利用率が伸び悩む交流プラザ

交流プラザは市民の皆さんの学びや活動を支える大切な拠点です。具体的に、中央交流プラザでは、会議室や大講堂、ピアノのある音楽室や調理室など多種多様な部屋があります。長門市民であれば、会議室を1時間あたり100円から利用することができます。また、団体登録していただくと、定期利用や使用料80％減額で利用できます。

しかし、今の利用率は約14％にとどまっているので、もっと多くの市民の皆さんに、もっと活用していただきたいと願うのと同時に、災害時には避難所にもなる施設なので、普段から身近に感じてもらい、気軽に足を運べる親しみのある場所であることも求められます。

長門市中央交流プラザのサイト：https://www.city.nagato.yamaguchi.jp/soshiki/38/

時代遅れの手続きが招く不便

令和７年４月から交流プラザへ生まれ変わり、商業利用を可能にしたり、登録団体の条件を緩めたり、利用率を上げるために、様々な取り組みを行っています。

しかし、市民に活用してもらうためのハードルが、紙による申請にあると考え、今回のシビックテックチャレンジに応募しました。というのも、オンライン申請が一般的になっている現代において、現在の貸館業務は紙ベースで行っているのです。

利用申請書の提出、受付簿への転記、納付書の送付、当日の利用状況を各館の入口にあるボードや黒板に手書きで表示など、基本的に紙の書類と手書きで業務を行っている状態です。

今のままだと、手書き文字の判別ミスや転記のミスなどの人為的なミス等も懸念しています。また、利用申請は正職員がいる時間に行っているので、受付時間は基本的に平日の8時30分から17時15分までとなっています。この時間的制約が、使いたいと思い立ったときに、申し込めない状況を生んでおり、利用者に、使いにくい不便な施設であると感じさせているのではないかと推測しています。そして、これが市民、特に20-40代の利用を遠ざけている要因であると仮定しています。

さらには、今の状態では職員の業務負担が大きく、来館者との対面でのコミュニケーションや地域課題の発見、サービス向上に取り組むための時間を確保できていない状態です

デジタル化への葛藤と懸念

「このアナログな状況を変えたい！変えなければ！」と、デジタル化の検討を始めました。目指すのは、申請受付のデジタル化とホームページや各館での予約状況のリアルタイム表示です。

しかし、市内に10館ある交流プラザの職員を集めて説明した際には、「利用者が使えなくなる」「業務が増える」「利用が減る」といった懸念の声が上がりました。特に、利用者の多くを占める高齢者層がデジタルに不慣れなために現場業務が増えるのではないかという懸念もありました。もちろん、高齢者層が使いやすいUIやシステムであることは不可欠ですが、職員がタブレット操作をサポ―トするなど、利用者と意思疎通を図れば、デジタルリテラシーの問題は乗り越えられると信じています。

紙の手続きを卒業したい！

今今年度夏頃からは、市の公式LINEアカウントを活用し、教育施設の体育館などでオンラインによる申請、鍵の受け渡し、決済の導入を順次実施する予定です。しかし、このLINEシステムでは、空き状況のリアルタイム表示が困難であることが判明しました。私たちが目指すものを実現するためには、独自システムを構築するしかありません。

私たちが今回の実証実験で取り組みたいのは、貸館業務におけるデジタルによる申請受付と予約状況のリアルタイム表示です。これを実現し、利用者の皆さんが24時間いつでもどこでも施設の空き状況を確認し、手軽に利用申請できる環境を構築したいと考えています。将来的には、オンライン決済まで一括でできることを視野に入れており、サービス向上のために申請データを分析し、利用者の興味や関心に合わせたイベントを企画するなど、利用促進のための新しい価値を生み出すこともできたら理想的だと考えています。

市の公式LINEではなく、オーダーメイドでのシステム構築が必要な私たちには、技術とアイデアを持つ企業の皆様の力が必要です。私たちが抱える課題を一緒に解決することで、長門市の地域活性化に貢献いただき、私たちの理想の実現をサポートしてくださる企業の皆様からの応募をお待ちしています！