人は減るけど、仕事は増える

みなさんの暮らしを支える行政サービスを提供する公務員。
意外に思われるかもしれませんが、神戸市では過去20年で職員数を3割削減してきました。

一方で、世の中はどんどん複雑になっていて、それに伴い行政に対するニーズは複雑・多様化しています。
その結果、職員１人あたりの業務量はどんどん増え、また、より幅広い業務を行うことが求められています。

年々減っていく職員で、年々増えていく仕事に対応するためには、仕事のやり方を継続的に見直し、テクノロジーの導入や、アウトソーシングなど、仕事を効率的に行うための検討をしなければいけません。

業務の流れや仕事のやり方を文書として見える化したものを、ワークフロー（業務フロー）と言いますが、業務の効率化を検討するためには、まずこのワークフローの把握がその第一歩になります。

そのため、これからの公務員にとって業務のワークフローが書けること、それを他の人に分かりやすい形で伝えることは必須のスキルになっていくと考えられます。

いやいや、そんなことやったことないって

とは言え、職員の多くはワークフローを頭に浮かべて仕事をするなんて経験はほとんどしたことがありません。業務のマニュアルはよく見るけど、自分で作ったことなんて一度もないなぁという職員がほとんどです。結果として、業務改善は自分ごとになりにくいのが現状です。

そりゃそうですよね。
ワークフローを書くなんて、全然楽しくないですし、見るだけでうんざりする人が大半です。そんなことをするのはコンサルタントかITベンダーか、余程の物好き管理職くらいではないでしょうか。

特に日常のちょっとした仕事は、口頭伝承されたり、簡単なメモで伝えられるのが一般的です。研修などで体系的にワークフローの書き方を学んだことがある人も、おそらくいないでしょう。
少なくとも僕は学んだことがありません。

実際、ワークフローを書くのは時間がかかるし、昨日と同じやり方で仕事をする方がラクなのは当然です。しかし、これまではそれでも許される、幸せな時代だったのでしょうが、これからの時代は、そんなことではたちまち行政の仕事は立ち行かなくなるのです。

でも、ただでさえ忙しいのに、楽しくもない追加の仕事をする人がいるとは思えませんよね。

もしワークフローづくりが遊びになったらどうだろう？

ワークフローを書くためのスキルはますます必要とされるけど、それを楽しい形で学べる方法はないんだろうか。それが私たちがUIKに応募した理由です。

子供がレゴやパズルで楽しく遊ぶように、仕事のやり方を表現したり、組み替えることができたら楽しいと思いませんか？

家族や親戚、友だちと人生ゲームをするように、新しい仕事のやり方を上司や部下と集まってお喋りしながら考えられたら面白くないですか？

職場のみんなで楽しんで遊んでいるうちに、やりたくなかった仕事が終わっていたら得した気分になりませんか？

私たちは、ワークフローを作ったり、改善したりする体験をデザインしたいと考えています。大きな机に、課長以下の職場メンバーや事業者が集まり、手を動かしてわいわいがやがやしながらみんなで業務改善を考える、そしてそれを庁内のあらゆる職場で行うことで、自治体業務全体のやり方が常にアップデートされていく、そんな姿を目指しています。

自治体業務を楽しみ、オープンにしていく

これまでも一部の職員が効率性を重視し、ワークフローの標準化を進めてきました。ただ、私たちは効率性だけでは人は動かないと考えています。

自治体業務のワークフローづくりを、もっと楽しく、オープンにすることで始めて、もっと多くの職員が仕事のやり方を変えていくことを自分ごととして考えることができるのだと思います。

職員一人一人がそうしたマインドセットを持つことで、組織として持続的な“カイゼン”のサイクルが回り、時代に合わせた行政サービスを素早く柔軟に提供できる。そんな神戸市を目指します。サービスデザイン的なアプローチで、私たちの挑戦に共鳴してくださるパートナーの方々をお待ちしています。