【必要なお金を速やかに支払うために】

児童家庭課 では、児童養護施設や乳児院等、何等かの事情により家庭を離れて生活する、いわゆる社会的養護下の子ども達が入所する施設に関する業務を行っています。内容は様々ですが、緊急性の高い業務も含まれ、即座に対応が必要になることもしばしばあります。一方で、施設への支払い等の定例的な事務を疎かにする訳にはいきません。支払が滞れば施設の運営に支障を来たし、入所している子ども達の生活に直結する問題を招きかねません。
こうした中、施設からの毎月の請求に速やかに対応するため、非常に苦労しています。
各施設から子ども達の生活のための費用や施設を運営するための事務費等の請求を受け、期限までに内容を確認して支払う。言葉にしてしまえばそれだけのことですが、実際の作業はそうすんなりとは行きません。
県内には、22か所の児童養護施設を始め、多くの児童入所施設が存在します。愛知県の児童相談所がこれらの施設に入所措置を行っている子どもについて、国の制度に基づき措置費の支払いを行うことになりますが、中には県外の施設に入所している例もあり、毎月概ね70か所程度の施設からの請求に対応しています。

【増え続ける請求数】

国は、家庭に近い環境において養育を行うため、里親委託等の方法と併せて施設の小規模化を進める方針を打ち出しており、以前は主流であった数十人単位の大規模施設を小規模ないくつかの施設に分ける動きが進んでいます。また、施設を退所した後の自立生活を支援するための小規模施設等も増えており、当面こうした流れが続くものと予想されるため、請求数も増え続けることが見込まれます。人手を増やすことによる対応には限界があり、これまでのやり方を見直す必要性を、この業務に関わる誰もが感じて来ました。

【複雑化する制度】

件数の伸びもさることながら、１件１件の請求書自体、内容を確認するには時間と労力を要します。
それぞれの子どもについて、年齢等により支給額は異なり、また、購入した物品や通学費用等については領収書の内容確認も必要になります。対象となる経費は徐々に拡充傾向にあり、点検が必要な資料も増えています。
さらに、近年、国の制度も徐々に充実が図られて来ており、その分複雑化していますので、各施設から「この経費は対象になるのか」「この職員は加算要件を満たすか」等、様々な問い合わせが寄せられる事も少なくありません。担当者はその対応にも追われることとなります。

【進まないカイゼン】

担当者だけでの対応には限界があるため、少しでも速やかに、かつ誤りの無い様に処理を行うべく、現状ではやむを得ずグループ全体で分担する等して作業を進めていますが、各自が別の業務も担当している中、請求対応業務にかけることのできる時間は限られます。より効率的な方法を模索したいと考えながら、目の前の仕事に追われ、抜本的な業務改善に取り組む事ができない状況が続いています。

【こんな提案を待っています！】

上記の様な窮状の中、我々が常に考えているのは「いかにしてかかる人手を減らすか」という事です。しかし、内部で工夫すると言っても、時間も技術も足りないのが実情。そこで、今回の募集に踏み切りました。少ない人数で、短時間に確実な処理を行うための提案を切実に求めています。

（改善策の例）　※これらを施設側と共有し、請求書の作成事務も効率化できることが望ましい
請求書を細かく見ながら電卓を叩く　→　システムやエラーチェックツールでスピーディーかつ確実に点検！
領収書を１枚１枚目視でチェック　→　カメラツール等で自動突合！
複雑な制度を調べるために国の通知を読み込む　→　チャットボットが即座に回答！
施設毎の請求単価を設定するため毎回複雑な制度と照合する　→　施設の条件から自動で設定！　　等

全国に同じ様な課題を抱えた自治体は数多くある様に思われ、また、施設側からも、事務作業を効率化したいと思いながら実際にはどうして良いか分からないという声が多く聞かれるため、潜在的なニーズも期待できると考えます。
また、ほぼ全ての都道府県では、国の方針に基づき里親を積極的に増やしていくための取組を考えている最中であり、先々は施設だけでなく里親の事務負担軽減にも役立つ様な仕組みができれば、ニーズは更に広がると思います。

【終わりに】

国の発表によれば、全国には何等かの事情で家庭を離れ、施設や里親のもと等で生活している子ども達が約４万２千人います。児童相談所における児童虐待の対応件数も増加傾向を続ける中、今後も社会的な支援を切実に必要とする子ども達がいることは明らかです。こうした子ども達が安心・安全に暮らし、自身の未来に希望を抱いて成長していくことができる環境を整えていくことは、社会全体の使命であり、彼ら彼女らが創っていく次の世代の社会に対する貢献でもあります。
今回の募集内容自体は、直接子ども達の支援に関わるものではないかもしれませんが、施設への支払い事務を効率化し、施設側の事務負担も軽減することができれば、安定的な運営を確保し、子ども達により良い支援を届けていただくための助けにもなると考えています。是非、積極的な御提案をお待ちしています。