Urban Innovation JAPAN


残り17

締 切

西宮市土木局営繕課

建築業務をDX!誰でも膨大なマニュアルや基準を使いこなせるナレッジマネジメントを実現したい!

Point

解決したい課題

・多岐にわたるマニュアル、基準、書式等の存在を知らなかったをなくす
・教える側、教わる側の伝達の時間短縮、漏れ防止
・マニュアル等の更新においてリンク先更新等の手間を省きたい

想定する実証実験

以下のいずれか(あるいはいずれか複数個)を実証することを想定
・マニュアル等の可視化、体系化
・マニュアル等への素早く正確なアクセス
・検索内容の関連事項をシステム側から提案してくれる仕組み

実現したい未来

・新任者にベースとなる知識を素早く正確に習得してもらう
・ストレスフリーなマニュアル等の維持管理方法の構築
・本来業務に限りある時間と労力を費やしたい

得られるもの

・ナレッジやノウハウの継承や時短等の課題については、技術系部署に限らず、庁内他課や他自治体も同じ課題を抱えていると考えられるため、同じ解決策の横展開が期待できる

Story

1. みなさんは業務に関連するマニュアルをどうやって管理・運用していますか?

建物を建てるという目的を達成するためには、法律、条例、指導要綱、仕様書、国や庁内ルール等様々な満足しなければならない要素があり、設計段階ではそれらを満足した図面を作成し、施工段階では図面をもとに現場で一つ一つ確認していかなければなりません。

スケジュールを守りながら予算内に収めつつ限られた時間の中で、これらの数ある確認事項をいかに間違いなく効率的に処理するかが難しい問題です。
この難題を処理するために、安定した品質確保、コスト削減、ミス防止、時間の削減等を目的に、マニュアル等の整備を行ってきました。マニュアル等は時々の担当者によって整理され、周知が図られています。

新たに配属された担当者は、そのマニュアル等を参考にすることで、業務を効率よく実施できています!
ということは理想的な形であり、そうでなくてはならないと思いますが、実際は、マニュアル等の数は膨れ上がり、検索しきれずに存在を知らないマニュアル等があるのも事実です。

教育係がマニュアル等の保存先や活用方法を説明するものの、すべて説明できるものではありません。また、新任者が全体像や管理方法を十分に理解しないまま教育係となると、さらに存在感が薄れてしまうマニュアル等が増えてしまいます。体系化しフォルダに入れていますが、その整理方法は多岐にわたるため、マニュアル等を作成するたびに、その保存方法、継続方法が議論となっているのが現状です。

2. 現在活用している様々なナレッジ

◯調査関係
建物や敷地の規模や場所によって調査内容が変わるため、調査業務発注時に使用している。

◯設計関係
設計する際に、共通の基準やその建物ごとの基準、提出書類があるため、その内容を設計者に伝達しながら進める。業務を進めるなかでその基準に適合しているかを確認している。

◯工事監理関係
工事監理者として品質確認方法、提出書類等のやり方を記載しており、業務の精度を上げている。
過去の失敗事例等をもとに設計図面では現れないような詳細な内容を施工図でチェックする際に使用している。

〇その他事務関係
上記それぞれの業務を行う際に発生する事務文書の処理手順マニュアルがあるので、それに沿って手続きを進めている(決裁文書の綴り順や報告先、提出時期、文書共有先など)

確認する際に参照している基準の一部
実際に使用しているExcelのマニュアル画面例1
(ハイパーリンクで関連データへアクセス)
実際に使用しているExcelのマニュアル画面例2
(ハイパーリンクで関連データへアクセス)

3. これまでの地道な取り組み

これまでの対処としては、

  • 大元となる業務マニュアルを作成し、そこに各種基準や書式を紐づける(●さんこれどうやって使うの?、更新により名称・リンク先が変更になると大変、PCやサーバーの入れ替えがあったらえらいこっちゃ!)
  • マニュアル等を統合する
    (これってあっちの基準と一緒やけど時代が違うから言うてること違うやん、昔こんなことあったけど今はしてないな、消したいけど消していいのか協議が必要、基準の改正があったけど誰が更新する?)
  • カテゴリーが異なるものは別フォルダに保存する
    (業務マニュアルに入れるには違うからとりあえずこっちに保存しておこう・・・●年経過後、こんないい基準あるやん!)

ということが行われてきています。
担当者は、本心ではパソコンに詳しい人が異動してきてくれへんかなと妄想し、自分が異動してしまい、状況が大きく変わらないことが延々と続いてきたのではないでしょうか。

付箋のたくさん貼られたマニュアル集。
職員はこれで確認が必要な箇所を調べて申請をチェックしている。

4. ナレッジをフル活用するために、次の一手を求めています!

まずは、

  • 実務者が業務の全容を把握できるように、マニュアル等の可視化、体系化
  • マニュアルが追加されても、その後埋もれてしまわない維持管理方法の構築
  • 今あるマニュアル等を誰もが検索できる環境

そのようなサービスやシステムづくりを実証的に挑戦してみたい。
そして、実証で手ごたえを感じられたら次の段階では、担当者だけが更新方法や項目を把握しているという属人化を解消していきたい。

ゆくゆくは、担当者は今後作成するマニュアル等の内容に集中し、更新作業、担当者間の引継ぎ、更新完了の周知等はシステムに担ってもらう。また、当課以外が作成している基準ともリンクさせ、自動更新がされるようにしたい。
自治体の多くの部署が抱える難しい課題であるからこそ、ナレッジをフル活用するためのお知恵をお貸しください。

ご応募お待ちしています!

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Outline

背景 マニュアル等は過去のいいこと悪いこと等を参考にノウハウやナレッジとして作成してきており、組織の財産である。
しかし、これらの管理は大変難しい。新たな問題、技術の進歩等で更新が必要であるが、担当者の異動、重要性の認識に違い、十分な伝達や引継ぎがなされない場合は、形骸化や最悪の場合、存在さえも忘れ去られるものもある。
品質向上やミス防止、さらに時短を目指し、マニュアル等をさらに上手に活用していきたい。
課題(詳細) ・体系化しフォルダに入れているものの、検索しきれずに存在を知らないマニュアル等がある。教育係がマニュアル等の保存先を伝達等はするものの、すべて説明することができるものではない。また、新任者が存在をしらないまま教育係となると、さらに存在感が薄れる。よって、個人の力量にはとらわれない、組織としてのレベルアップを図りたい。
・マニュアル等はリンクで一部つなげているが、数が膨大であるため単独で存在しているものもたくさんある。これを防ぐためにリンクを強化もしているが、動作確認に手間と時間がかかり、更新が億劫になってしまう。本来、更新や新たな基準を作成するときには、その内容に集中したい。
求める解決策 【必須】
・多岐にわたるマニュアル等の存在を知らなかったをなくす
・マニュアル等の更新においてリンク先更新等の手間を省きたい
・教える側、教わる側の伝達の時間短縮、漏れ防止
【希望】
・マニュアル等の過不足の洗い出し
想定する実証実験内容(詳細) ・多岐にわたる関連業務のマニュアル等の可視化、体系化
・マニュアル等への素早く正確なアクセス
・検索内容の関連事項をシステムから提案してくれる仕組み
実証実験成功後の発展性 【担当課】
・更新作業、担当者間の引継ぎ、更新完了の周知等はシステム化で行う
【提案企業】
・同じようにマニュアル管理・ナレッジ継承に困っている部署に横展開
提案企業に求める専門性 ・マニュアル等の伝承を上手く出来る技術
・マニュアル等の作成のための仕事の棚卸のノウハウを持っていて、DX化に長けている
・建築系の上記課題に対応したことがあればありがたい(営繕課は設計や工事の発注者であるため、幅広く法律、適用基準、建物の課題、維持管理、安全性、コスト、スケジュール管理等に配慮しなければならない)
プロジェクトの進め方打合せ方法 オンライン(Zoom)・対面のどちらでも打ち合わせが可能
提供可能なデータ・環境等 主にWord、Excelで作成したマニュアル等がある。
プログラム終了後の本格導入 【担当課】
更新作業、担当者間の引継ぎ、更新完了の周知等はシステム化で行う

【提案企業】
実証実験の効果を検証し、予算化の検討を行う

企業の方はコチラ

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