Urban Innovation JAPAN


残り35

締 切

安城市 経営管理課

会議も仕事もペーパーレス!紙を使わない市役所を実現したい!

Point

解決したい課題

庁内向けの内部文書の印刷枚数を削減したい

想定する実証実験

・紙の印刷状況の可視化
・市の状況にあった印刷の削減方法を策定した上で、削減方法を庁内に浸透させられるかを検証

Story

利点が多いペーパーレス

民間と同様、行政でもデジタル化が求められて久しいですが、デジタル化の基盤となるのが、情報の電子化だと考えています。特にペーパレスの推進は、業務改革、DX推進、働き方改革、コスト削減等多くの利点を得られる取組みです。安城市においても、令和4年度策定の第7次行政改革大綱においてペーパーレスに関する目標を掲げて推進しているところです。

過去の取組みと現状

 ペーパーレスへの取組みについては、会議で使用可能な大型モニターの設置や会議における紙利用のガイドラインの策定、テレワークの導入、ZoomなどWeb会議の運用開始といった環境整備を進めてきました。また、職員への啓発を目的とした、ペーパーレスの事例紹介や組織別印刷枚数の周知など、意識改革にも取り組んできました。

 しかし残念ながら、印刷枚数をペーパーレスの効果指標とした際、R3年度から増加しており、ペーパーレスへの道のりは思いの外険しいことがわかってきました。

そもそも現状分析が足らないのでは?

 ペーパーレスの進捗が悪い原因としては、

  • ペーパーレスの目的が認識されていない
  • ペーパーレスに関するルールに強制力がなくが浸透していない
  • 電子媒体に慣れがなく既存のデジタル環境を活かしきれていない
  • 組織によって業務内容が大きく異なるためペーパーレスに適不適が存在する

など様々な事柄が考えられます。しかし、最も大きな原因は「現状分析の不足」であると考えています。

現状、何を印刷しているのか、その印刷は必要か否か等、紙の利用に関する実態が曖昧なものとなっています。また、過去行ってきた取り組みについても、それが有効であったものかどうかについてはしっかりした検証が行われていたとは言い難い状況です。

継続的なペーパーレスのヒントを一緒に見つけてほしい

 どのような資料を印刷しているのか等の現状把握を行いペーパーレスが進まない真の理由を追求し、ペーパーレスを推進する取組みの検討・実施に繋げていきたいと考えています。また、実施した取組みが形骸化等により形だけのものにならないようしっかりと浸透し自走できるルールづくりをしていきたいです。

<主な流れ>

  1. 現状把握・分析
  2. ペーパーレスが進まない原因究明
  3. 課題設定と具体的な取組の検討
  4. 取組の実施と効果検証(効果的な取組みの模索)
  5. 効果的な取組みのに関するルール策定および浸透

【最後に一言】

 行政機関は、その業務内容の幅の広さから、部課係によって文化や業種が大きく異なる場合があります。安城市もその例外ではないため、全庁的なルールの策定や浸透に苦慮しているところです。今回、UIAをきっかけに、そういった長年の問題を少しでも解消できるきっかけを得ることができれば、業務改革が進み、職員の負担軽減や市民サービスの質向上に繋がっていくと思っています。

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Vision

実現したい未来

不要な印刷を減らすことで業務改善、働き方改革の促進、コスト削減を実現したい。

得られるもの

・行政との協業実績
・働き方改革の一環としてのペーパーレス化なので、ペーパーレス化が成功した際は次のステップでも引き続き協業できる可能性がある

Outline

実証支援金:最大50万円

実証にかかる実証プロジェクト経費の支払
1件(1課題)あたり50万円(税込み)上限

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開催日時:


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背景

安城市では2021年度より紙資料の印刷の削減を推進しており、会議室へのディスプレイの設置といった環境整備や、必要な分だけ印刷するように注意喚起するなどを行ってきたが、思ったような成果が出ていない。
詳細な現状分析はできていないが、ペーパーレスにする環境自体は揃っているものの、その環境をうまく使いこなせていないのではないかと感じている。
結果として従来通り紙を印刷する方向に流れているのではないか。

課題(詳細) <予算を削減したい>
紙の資料は、紙代に加え、印刷や保管にもコストがかかるため、ペーパーレス化によって印刷や保管に係る経費削減を図りたい。

<印刷するか否かの基準、ルールをつくりたい>
現状ではペーパレスに関するルールが曖昧であり、紙が必要であるものと電子化が適するものの判断もしづらい。紙の要不要も含め、文書管理ルールを見直した上で、ルールを庁内に浸透させてペーパーレスを促進したい。

<目指すべきモデルを知りたい>
民間企業等でペーパーレスが進んでいることは知っているが、市役所でペーパーレスが進むと、どんな働き方になるのかイメージがつかめていない。理想的な働き方に関する解像度を高め、それを庁内で共有することができれば、目標に向かって進むことができるかもしれない。

求める解決策 ・印刷物に関する現状調査と分析
・印刷物の分類や優先順位付け、印刷物のルール整備
・ペーパーレスを促進するための体制整備
・ペーパーレス化を庁内に浸透させ、なるべく紙を印刷しないで働く機運の醸成
想定する実証実験内容(詳細) ・庁内の印刷物の現状調査と分析をした上で、安城市に適した紙の削減効果が高い手法を試験的に実施する。
・並行して、上記の削減方法を庁内に効果的に浸透させるための、推進体制やルール整備について検討する。
実証実験成功後の発展性 ペーパーレス化、紙の使用量削減による予算の有効活用は、他自治体にも共通するテーマであるため、安城市で一定の成果を上げることができれば、他自治体へ横展開できる可能性がある。
提案企業に求める専門性 ・文書管理に関するノウハウや知見
・働き方改革推進に関する実践経験や知識 など
プロジェクトの進め方打合せ方法 ・オンライン会議の対応可
提供可能なデータ・環境等 ・部署単位での現状の紙の使用量
・これまで実践してきたペーパーレス化施策に関する情報
プログラム終了後の本格導入

実証実験の結果によって、次年度以降の予算措置等を検討する。

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