Urban Innovation JAPAN


残り35

締 切

安城市 アンフォーレ課

スタッフの働きやすさを追求!希望通りの勤務シフトを効率的に作りたい!

Point

解決したい課題

労働時間や勤務日数など多様な勤務体系がある、約70名のシフトの作成を効率化したい

想定する実証実験

・AI等を活用し、勤務体系や条件等から自動でシフトを作成する
・作成したシフトを、職員が手動で作成したシフトと比較し、評価する

Story

 私たちが勤務する図書情報館は平成29年に安城市の中心市街地に新たなランドマークとして建設されたアンフォーレの2~4階にあります。

 勤務する職員の大半は会計年度職員(スタッフ)で、学生や青年、主婦など約70人の職員がいます。
 中には図書情報館の前身である安城市中央図書館時代から長年勤務してくださっているベテラン職員もいます。
 スタッフの向上心は非常に高く、サービスに対する市民からの評判もすこぶる良いです。レファレンスについても積極的に行い、10年連続で国立国会図書館から礼状をいただくほどです。その他についても日ごろから問題解決に努め、毎月行う研修にも積極的に参加しています。

 

 このメンバーの中でフルタイムの週5勤務、短時間の週3勤務、夜間と土日を中心とした週2~3勤務の3パターンの勤務シフトのほか、平日・休日それぞれ2パターンの勤務時間があり、現在は正規職員がエクセルを使用し勤務シフトを作成しています。

テーブル

自動的に生成された説明
アンフォーレ課の勤務体系

 サービスの提供や図書館業務を円滑に進めるため、いろいろな条件を定め、その中でシフトを組むのはなかなか難しく、早めにシフトを提示してあげたいと思いつつも、2か月前に提示することがせいいっぱいです。
 そんな状況であるため、スタッフの希望を聞くことまではできず、たまには3連休が欲しい、というささやかな要望もかなえてあげられない状況です。

 何か良い方法はないかと他市の図書館にも相談しましたが、安城市規模の職員がいる館ではどこも同じような悩みを抱えていました。
 職員も同様に、職員だけで日替わりのシフトを組んでいますが、シフトの作成には毎年苦慮しています。職員及び図書情報館になくてはならないスタッフ達のワークライフバランスの充実のため、お力をいただけますと幸いです。


READ MORE

Vision

実現したい未来

スタッフの意向が反映されている満足度の高いシフトを年度始めに作ることができ、長期休暇の取得など年間の予定が立てやすい働き方の実現

得られるもの

・行政との協業実績
・同様の課題を抱えている自治体へのサービスの提供
・広報等によって会社及び製品の認知度向上

Outline

実証支援金:最大50万円

実証にかかる実証プロジェクト経費の支払
1件(1課題)あたり50万円(税込み)上限

Urban Innovation ANJO 2024 オンライン説明会

開催日時:


各課題の担当課とのQAセッションができる貴重な機会となっておりますので、ぜひご参加ください。
お申し込みはこちら >>
本事業についてのお問い合わせは事務局から回答いたしますので、担当課や関係先に直接メール・お電話等でご連絡いただかないようお願いします。

背景

現在アンフォーレ課では約70人の職員(正規職員及び会計年度任用職員)が在籍しており、3パターンの勤務時間、また基本の勤務時間のほか、平日遅番、休日遅番、火曜(閉館日)当番などの多様な勤務体系がある。現状ではこの勤務体系に合致する複雑なシフトを、市職員が手動でエクセルにまとめて作成している。
50人以上の会計年度任用職員を雇用している他の図書館に状況を確認したところ、すべて当市と同様エクセルで管理しており、同じようにシフト作成に苦慮していると分かった。

課題(詳細) 各職員の意向に沿ったシフトにしたいと思ってはいるものの、現状では平等に遅番、週休日数、連休の数などを平等に割り当てるだけで精一杯で、個人の希望までは反映できていない。
また、年間契約の会計年度任用職員が多くを占めており、原理的には年度始めに12ヶ月分のシフトをすべて作成することが可能だが、複雑なシフトはひと月分作成するだけでも膨大な時間がかかるため、月ごとにしかシフトを作成できていない。
結果として、数ヶ月先の休日を利用した予定などが立てづらい状況にある。
求める解決策 ・勤務体系や職員の希望等の情報をもとに、シフトを自動で作成する
・条件に合致していない部分は赤字等で表示され、可視化が可能
・また、異動等で業務の引き継ぎも必要になるため、シフト作成の自動化と並行して、シフトを作成する際のルールやルールを適用する順番や優先順位を明確化したい
想定する実証実験内容(詳細)
1. 労働時間や勤務日数、それぞれの時間帯に何人必要かなどの情報を洗い出す。並行して、シフトを作成する際のルールや、ルール間の優先順位を整理する。
2. AI等に上記で整理した情報をインプットし、シフトを生成する。現状ではたくさんルールがあるため、すべてのルールに合致したシフトを始めから作れれば理想的だが、少しずつ条件を増やして完成度を徐々に上げていくことを想定。
3. 作成したシフトを点検し、条件に合致したシフトが作れているか、作れていない場合はどの点を修正するかを検討する
4. シフトの生成と点検を繰り返しながら、可能な限りすべてのルールを満たしたシフトが作れるよう検証を進める。
実証実験成功後の発展性 ・庁内でも会計年度任用職員を多数採用している部署はアンフォーレ課以外にもあるため、庁内の複数部署への導入が期待できる
・また、同様の問題を抱えている自治体は多いと予想されるため、全国の自治体への横展開も期待できる
提案企業に求める専門性 ・とくになし
プロジェクトの進め方打合せ方法 ・オンライン会議の対応可
提供可能なデータ・環境等 ・現在のシフト表(エクセルシート)
・現在のシフト作成の基本情報
プログラム終了後の本格導入 実証実験の結果によって、次年度以降の予算措置等を検討する。

選考基準・スケジュール・よくある質問など

おすすめの募集中課題

資料請求・新着課題

地域・社会課題解決に繋がる、
本当の意味での地域創生をともに実現しませんか?

社内で検討されたい方のために、
実績などをまとめた案内をご用意しています
自治体関連のお役に立つ情報や、
新着課題をお届けします