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大垣市 生活環境部 危機管理室

みんなの避難所~避難所受付支援システムの開発~

Point

解決したい課題

避難所受付時間の大幅な短縮化や被害情報及び避難状況のリアルタイム共有など、避難所に関わる業務をシステム化し、迅速な支援につなげたい

想定する実証実験

避難所での防災訓練等において、実際に避難所受付システムを活用し、効果を検証したい

実現したい未来

大規模災害が発生した場合においても、避難所の前で長蛇の列をつくることなく、速やかに必要な支援を受けられる避難所

得られるもの

スムーズに避難者を受付できる支援システムは、コロナ禍ということもあり、ニーズが高まっており、他自治体への横展開が狙える

Story

今、避難所の運営に市民の関心が高まっています。 

 近年、集中豪雨や台風による自然災害が激甚化し、想定外の被害が各地で頻繁に発生しています。 加えて、市民の皆さんのコロナ禍における避難所運営への関心が高まっており、地域の防災を担う自治会長さんや防災士さんから、どのように避難所を開設・運営したらよいのかなどのご相談も増えてきました。

 このため、大垣市ではコロナ禍に対応した避難所運営マニュアルを作成するほか、避難所運営の様子を解説する動画を作成し、周知を進めています。また、実際に自治会や防災士の皆さんと共同して避難所開設の訓練を行うなど、新しい避難所運営について、普及啓発に努めてまいりました。

避難所運営において、最初の課題はスムーズな避難所受付

 その中で、浮かび上がってきた課題は、3密を避けたスムーズな避難者受付をどうすれば実現できるのか?ということです。

 これまでは紙の申込用紙で受付をおこなってきましたが、避難所の受付を紙ベースで行う場合、待ち時間を除いても一人3分程度の時間がかかることが分かっています。これでは受付時の密を避けることが難しくなります。

 コロナ禍のため、体調に不安がある方と導線を分けるために事前受付をし、その後避難所受付を行う必要があるため、ますます待ち時間が長くなることが予想されます。さらに、紙ベースの受付により発生が予想される課題は他にもいくつかあります。

  • 紙の情報をデータベース化するのに職員の労力を費やしてしまい、本来必要な支援に注力ができない
  • 口頭(携帯電話)で行っている災害対策本部と現場職員との情報共有に時間がかかってしまう

これらの課題は、避難所にかかわる業務をデジタル化することで解決できると考えています。

イメージしている避難所運営システムは…

  • スマートフォンを利用した事前受付をすすめ、避難所では画面の確認のみで受付を可能とする。
  • 受付した避難者データをデータベース化し、避難者リストを作成できるようにする。
  • 災害対策本部と現場職員との迅速な情報共有手段を確立する。

 今回は実際の避難所運営訓練等で避難所受付を行い、どれだけ迅速に受付ができるか実証実験を行いたいと考えています。紙媒体での受付とデジタル化した場合の受付との比較を行って検証できれば、本格導入への弾みにもなります。また、岐阜県内で同じシステムを利用できれば、大規模災害時の広域支援も可能になると期待しています。

将来的には、「自助」「共助」「公助」の連携が取れるシステムを構築したい

 大垣市は、この春、洪水ハザードマップおよび防災ハンドブックを発行し、大垣防災ポータルサイトを開設しました。このなかで特に重点を置いている点が、「自助」「共助」「公助」の連携です。そして、その最たる例が、避難所運営です。

 災害が発生したとき、避難所運営の主役は、自治会など共助の力です。この運営を少しでも円滑に行うためには、避難者情報が必要となり、救助や物資など公的支援の基礎となります。

 新しい技術や専門を持った方とのシステム開発を行うことにより、将来的に「自助」「共助」「公助」の連携が取れる避難所受付システムを作りたいと考えています。どうぞよろしくお願いいたします。

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Outline

背景 近年、集中豪雨や台風による自然災害が激甚化し、想定外の被害が各地で頻繁に発生している。これまでは紙の申込用紙で受付をおこなってきたが、コロナ禍における3密を避けたスムーズな避難所運営は喫緊の課題となっており、避難者の速やかな避難所受付及び避難者管理を行うシステムが大規模災害時の避難所運営時に求められている。
課題(詳細) ・避難所の受付を紙ベースで行う場合、待ち時間を除いて一人3分程度の時間がかかる。
・紙ベースの情報をデータベースに入力するのに職員の労力を費やしてしまい、本来必要な支援に注力できない。
・口頭(携帯電話)で行っている災害対策本部と現場職員との情報共有に時間がかかるなど、多数の課題がある。
求める解決策 避難所の受付方法をデジタル化し、迅速に避難者リストを作成するほか、災害対策本部で状況を把握できるようにする。
◯受付方法
これまでの紙による受付方法からスマートフォンを利用した事前受付へと移行する。下記の受付方法などを検討している。
1. 避難情報がでたら、スマートフォン等を利用し事前に避難所受付を行い避難所では返信メール等を見せるだけ(3秒程度)で受付可能とする。
2. 運転免許証など住所氏名等を記載したものを避難所受付に持参し、OCR等で読み込むだけで避難所受付を可能とする3. 従来の紙による受付を行い、OCR等で読み込んでデータ化する(職員による確認作業等必要)
◯避難者リストの作成
受付した避難者データをデータベース化し避難者リストを作成する
◯情報共有
災害対策本部と現場職員との情報共有手段を確立する
想定する実証実験内容(詳細) 実際の避難所運営訓練等で避難所受付を行い、どれだけ迅速に受付ができるか実証実験を行う。紙媒体での受付とデジタル化した場合の受付との比較を行い検証する。
実証実験成功後の発展性 県内どこでも共通システムによる受付が可能となることが理想であるため、実証実験等の効果検証を踏まえ、効果が期待できる場合は、岐阜県への働きかけを行いたい。
提案企業に求める専門性 個人情報保護法に関する知識を備えている企業
市民が操作しやすい画面デザインを提供できる企業
プロジェクトの進め方打合せ方法 隔週程度の打ち合わせを希望。オンライン会議対応可能。
提供可能なデータ・環境等 岐阜県災害・避難カード作成の手引き
避難所のリストや避難所運営マニュアルなど
プログラム終了後の本格導入 実証実験の効果検証を踏まえ、有効性が認められた場合は、本格導入に向けた予算化を行う。

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