介護保険の認定調査という仕事ご存知ですか？

介護に関する仕事というと、ヘルパー、ケアマネジャーなどを思い浮かべると思いますが、『認定調査』という仕事はご存知ですか？

介護保険のサービスを利用するためには、まず『要介護認定申請』をします。申請の後行われる、認定調査の結果と主治医からの意見書を基礎資料として、『認定審査会』が行われ、介護度が認定されます。対象者に会ったことがない審査委員が、正しく審査するのに必要な情報を調査してくるのが調査員の仕事です。

認定調査では、対象者やそのご家族等と面談し、全国共通の判断基準に従って、７４項目の調査を行います。調査員は”ビデオカメラ”と呼ばれたりします。対象者の日頃の生活状況や心身状況についてどのような状況にあり、また、家族やヘルパー、施設の職員など介護者がどのような支援をしているのか、審査委員に的確に伝える役割を担っているためです。認定調査は、介護サービスを利用するための土台となる仕事なのです。

豊橋市の要介護認定者

介護保険制度がスタートした2000年豊橋市の要介護認定者は約4,000人でした。ところが、20年経過した現在、当初の約3.7倍、およそ15,000人にまでに増加しています。。5年後には、団塊の世代が75歳に到達するため、今後も介護保険を必要とする方が増えていくことは容易に想像でき、認定調査の件数が増加していくことも、目に見えています。

第7期豊橋市高齢者福祉計画より

日程調整の困難さ　時間が足りない！

豊橋市役所の調査員は、12名体制で、年間約5,000件の調査を行っています。勤務時間が週31時間の非常勤職員のため、1日の勤務時間は約6時間です。訪問日程の調整後、対象者のところに行き、面談し、調査票を作成しますが、移動に0.5時間、面談に1時間、調査票作成に1.5時間と1件あたり3時間前後要するため、1日2件がやっとの状況です。

そして実は、認定調査に付随する業務の中でも特に負担がかかっていたのが、この日程調整です。2件なら、日程調整も何とかなるのでは？って思いますよね。

調査員は1日の半分は訪問に出掛けているので、訪問の隙間時間を使い日程の連絡をしています。ただ、1日のうち調査に出る時間と帰庁して調査票を作成する時間が被ることが多いため、５人に１台しかない電話を調査員同士で譲り合いながら日程の連絡を行うことになります。

しかし、対象者との連絡がスムーズに取れなかったり、都合が思うように合わないことや、当日キャンセルにより急な訪問調整をするなど、予定が思うように組めない結果、一人の調査員が市内の端から端まで約４０キロ以上を車で移動することもありました。（非効率ですよね・・・）

日程調整に頭を悩ませて、本来の調査票作成のための“時間”が削られてしまうような事態を課題だと感じた私たちは、調査業務の見直しを行い、予定調整専属の事務職員を配置して、調査予定管理の一本化に踏み切りました。

病院の場所や、遠方調査エリアのメモが入った市全体の地図

予定調整の一本化から見えた新たな問題

調査予定の一括管理により、日程調整にかかる時間削減のほか、訪問にかかる移動時間の短縮が実現され、調査員は1日当たり３０分程度の時間確保ができました。

では、専属で管理を始めた事務職員の方は、といいますと・・・予定全体を管理でき、急なキャンセル時も調査員が出先から向かいやすい代替案を提示できるなどメリットを感じながらも、調整にはかなり苦労しています。基本的な調整の流れをご説明します。

①　毎日２０～６０件申請される申請書を、エリアごとに分類し、その中からさらに近隣の組合せを選びます。（担当者の土地勘が進捗スピードを左右します。）

②　調査対象者の心身の状態や、病院等の訪問ルール、移動距離を考慮して、担当者を決めます。（毎日移動が多いと疲れるので負荷を分散します。）

③　訪問予定の連絡を入れ、日程の提案をします。（不通だった方は後日再調整）

④　決まったら調査員の予定一覧に書き込みます。

これだけでも、かなりの苦労があるのですが、日程が一度決まったものの、入退院や、転院、急なキャンセルがあった場合は再調整をします。予定の管理はすべて、紙と手作業で行っていて、消し忘れなど人為的ミスに繋がり、予定がダブルブッキングしてしまったことも。また、この方法では調査員不在時に起こっていたように、事務職員不在時に日程調整を進められないという欠点が解決されていませんでした。

申請書と日程調査表

より効率よい方法を求めて

そこで、調査予定調整を誰でも担当できるようにしたいと考えています。より分かりやすく、共有しやすい仕組みにするため、

①調査先の組合せ候補を、移動の効率や優先度の高い順に提案してくれるツール

②日程調整の進捗をデータ管理できるツール

の開発をお手伝いいただけるスタートアップを探しています。
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介護を必要とする人たちのミカタ！長寿介護課のメンバー