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神戸市 企画調整局 情報化戦略部 & 神戸市 行財政局 業務改革課

今までにない!業務フローを楽しく描けるツールがほしい!

要点 Point

解決したい課題

仕事の流れをもっと楽しく見える化したい!

想定する実証実験

業務フロー作成をボードゲームにして、様々な部局とブラッシュアップを行う

実現したい未来

課長・係長・担当・事業者が一つのテーブルを囲んで、触れるモノを使いながら楽しく業務改善(課題把握)ができる

得られるもの

・幅広い自治体業務フローを把握し、業務改善に関する共通言語を得ることができる
・神戸市との連携実績

物語 Story

集合写真

人は減るけど、仕事は増える

みなさんの暮らしを支える行政サービスを提供する公務員。
意外に思われるかもしれませんが、神戸市では過去20年で職員数を3割削減してきました。

職員数の推移グラフ

一方で、世の中はどんどん複雑になっていて、それに伴い行政に対するニーズは複雑・多様化しています。
その結果、職員1人あたりの業務量はどんどん増え、また、より幅広い業務を行うことが求められています。

年々減っていく職員で、年々増えていく仕事に対応するためには、仕事のやり方を継続的に見直し、テクノロジーの導入や、アウトソーシングなど、仕事を効率的に行うための検討をしなければいけません。

業務の流れや仕事のやり方を文書として見える化したものを、ワークフロー(業務フロー)と言いますが、業務の効率化を検討するためには、まずこのワークフローの把握がその第一歩になります。

そのため、これからの公務員にとって業務のワークフローが書けること、それを他の人に分かりやすい形で伝えることは必須のスキルになっていくと考えられます。

いやいや、そんなことやったことないって

とは言え、職員の多くはワークフローを頭に浮かべて仕事をするなんて経験はほとんどしたことがありません。業務のマニュアルはよく見るけど、自分で作ったことなんて一度もないなぁという職員がほとんどです。結果として、業務改善は自分ごとになりにくいのが現状です。

そりゃそうですよね。
ワークフローを書くなんて、全然楽しくないですし、見るだけでうんざりする人が大半です。そんなことをするのはコンサルタントかITベンダーか、余程の物好き管理職くらいではないでしょうか。

業務フローのイメージ

特に日常のちょっとした仕事は、口頭伝承されたり、簡単なメモで伝えられるのが一般的です。研修などで体系的にワークフローの書き方を学んだことがある人も、おそらくいないでしょう。
少なくとも僕は学んだことがありません。

実際、ワークフローを書くのは時間がかかるし、昨日と同じやり方で仕事をする方がラクなのは当然です。しかし、これまではそれでも許される、幸せな時代だったのでしょうが、これからの時代は、そんなことではたちまち行政の仕事は立ち行かなくなるのです。

でも、ただでさえ忙しいのに、楽しくもない追加の仕事をする人がいるとは思えませんよね。

もしワークフローづくりが遊びになったらどうだろう?

ワークフローを書くためのスキルはますます必要とされるけど、それを楽しい形で学べる方法はないんだろうか。それが私たちがUIKに応募した理由です。

子供がレゴやパズルで楽しく遊ぶように、仕事のやり方を表現したり、組み替えることができたら楽しいと思いませんか?

家族や親戚、友だちと人生ゲームをするように、新しい仕事のやり方を上司や部下と集まってお喋りしながら考えられたら面白くないですか?

職場のみんなで楽しんで遊んでいるうちに、やりたくなかった仕事が終わっていたら得した気分になりませんか?

私たちは、ワークフローを作ったり、改善したりする体験をデザインしたいと考えています。大きな机に、課長以下の職場メンバーや事業者が集まり、手を動かしてわいわいがやがやしながらみんなで業務改善を考える、そしてそれを庁内のあらゆる職場で行うことで、自治体業務全体のやり方が常にアップデートされていく、そんな姿を目指しています。

自治体業務を楽しみ、オープンにしていく

これまでも一部の職員が効率性を重視し、ワークフローの標準化を進めてきました。ただ、私たちは効率性だけでは人は動かないと考えています。

自治体業務のワークフローづくりを、もっと楽しく、オープンにすることで始めて、もっと多くの職員が仕事のやり方を変えていくことを自分ごととして考えることができるのだと思います。

職員一人一人がそうしたマインドセットを持つことで、組織として持続的な“カイゼン”のサイクルが回り、時代に合わせた行政サービスを素早く柔軟に提供できる。そんな神戸市を目指します。サービスデザイン的なアプローチで、私たちの挑戦に共鳴してくださるパートナーの方々をお待ちしています。

集合写真

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募集要項 Outline

背景 全国の自治体で働き方改革や業務改善が求められているが、残業規制や単純なICTツールの導入に終わっているケースが多い。今後さらに自治体職員数が減少していくことが見込まれるが、自治体の業務範囲はますます拡大していくため、継続的に業務の意義ややり方を見直す組織文化が求められている。
課題 多くの職員にとって”業務改善”はさほど楽しいものではなく、業務フローを自分で描く経験も十分でない。また、業務フローを描いたり、それを改善するためには関係者が同時に集まって、様々な視点から意見を言うことが効率的であるが、そのために使える共通的なツールが存在しない。
求める解決策 自治体の業務フローを網羅的に分析・類型化した上で、複数の職員が楽しく業務フローを描き、改善できるツール
付加的・発展的な要素 アナログのボードゲームで描いたAs-Is, To-Beの業務フローを、簡単にデジタル表現(ExcelやPower Pointなど)に変換できるツール
想定する実証実験内容 業務フローの作成、分析、改善ができるボードゲームのプロトタイプを作成し、様々な部局で業務フロー分析として試してもらいながらブラッシュアップを行う
求めるスタートアップ像 ・サービスデザインへの理解が深く、分析的な思考が得意であること
・本取り組みを行政分野だけでなく、産業界の生産性向上に繋げられること
スタートアップに求める条件 サービスデザインやワークショップデザイン、グラフィックデザインの経験
提供可能なデータ・環境等 神戸市役所情報化戦略部と業務改革課でこれまで実施した業務改善案件データベース
プログラム終了後の本格導入 神戸市働き方改革推進チームで導入し、各局にも配布する。

お申し込み Application

締切:2019年12月5日(木)

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