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豊岡市 教育委員会事務局こども育成課

放課後児童クラブ職員の勤怠管理・給与支払の自動化~子どもたちのことを考え・子どもたちに向き合える時間を増やしたい~

要点 Point

解決したい課題

支援員等の就業管理、給与支払い等の事務にかける時間を短縮したい

想定する実証実験

・スマホ等を使った支援員等の出退勤時間の記録により、就業時間、時間外勤務時間を管理、給与計算するツールの開発、検証

実現したい未来

放課後児童クラブの内容がさらに充実し、子どもの成長にかかわりたい職員がいきいきと働いている。

得られるもの

小規模施設の非常勤職員の就業管理と給与計算は、全国の中小自治体の課題。他都市へ展開することが可能。

物語 Story

集合写真

放課後児童クラブに残る驚愕のアナログ業務

 放課後児童クラブは、一般的に「学童保育」と呼ばれており、法律上の名称は「放課後児童健全育成事業」となっています。主に共働き家庭等の小学生に遊びや生活の場を提供して、健全な育成を図ることを目的としています。

豊岡市は市域が約700㎢と広いため、現在、34の放課後児童クラブがあり、その運営を担う支援員と、支援員を補助する補助員を計250名配置し、子どもの育成支援を行っています。

 4月、人事異動により「放課後児童クラブ」に関わる事になったのですが、驚愕の光景がそこにありました。支援員・補助員に対する給与関係事務がすべて紙ベースで報告されたものを手作業で集計処理していたのです。

250名にも上る支援員、補助員の出勤簿、時間外勤務命令簿、年次休暇簿、週休日等の振替簿、自家用自動車使用承諾願兼運転票等をすべて集計・チェックし、データ入力作業を経て給与等の支払い事務を行っています。

給与支払いの業務は月初の1週間以内に終えなければならないのですが、紙からシステムに入力したり、ミスを防ぐため担当以外の職員が再度チェックする「ダブルチェック」したりしていると、毎月月初は必然的に時間外勤務が発生してしまいます。

児童クラブの様子 キャプションの必要があれば追加します。

デジタル化が進まない背景

これらの課題にある阻害要因を整理してみました。

1 支援員等の年齢構成は、圧倒的に50代、60代が占めており、パソコン等の扱いが不得手である。
2 本市の放課後児童クラブは小学校、幼稚園等の空き部屋等をメインに利用しているため、専用の事務スペースはなく、インターネット回線どころかパソコン自体も配備されていない状況である。
3 ITベンダーへの業務委託による機器導入、インターネット回線、管理システム等の環境整備は、イニシャルコスト及びランニングコストが高額となり、事業規模を鑑みると費用対効果が見込めない。

事務の効率化はしたくても出来ない環境になっています。

かすかな光が…

こども育成課と各放課後児童クラブ、各放課後児童クラブと保護者との連絡体制の強化を図るため、スマートフォンを一斉に切り替えることになりました。クラブによっては、昔ながらの携帯電話(いわゆる「ガラケー」)のところもあり、使える機能や情報伝達の方法に差異が生じていました。

今回の更新で、全てのクラブが同一の機種、機能を有することになりました。チャンスです。最低限の設備投資ですが、全クラブが統一した機器を有するこの機会をうまく使えないものかと考えるようになりました。安直ですが、今の技術なら、携帯のアプリで事務の効率化に向けて何かできるのではないか。

出勤簿

時間外命令簿

まずは、一歩前進

現場の支援員等や事務処理をしている職員は、勤務時間が限られており、優先順位の高い他の業務も抱えています。他の業務に時間を活用するためには、事務の効率化は避けては通れない課題です。全体から見れば小さな課題かもしれませんが、こういった課題の積み重ねが職員のワーク・ライフ・バランスに弊害をもたらしているように思います。

しかしながら、手をこまねいてばかりではいられません。

まずは、典型的な内部事務作業である給与支給事務の省力化を実現したいと考えています。放課後児童クラブの支援員等の給与支給事務の効率化という、一見、地味で小さな取り組みですが、今回の成果が市役所の他の業務についても事務改善の波及効果を生み、いつか市役所全体の働き方改革、目指すべきワーク・ライフ・バランスにもつながるものと考えています。

現状に甘んじることなく、まずはできることから一歩ずつ前進したいと思います。

協力していただけるスタートアップの皆様の応募お待ちしています。

集合写真

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募集要項 Outline

背景 豊岡市の放課後児童クラブ(34か所)は、支援員(各1~2名)と補助員(規模に応じ3~5名程度)で運営されています。支援員の総数は約50人、補助員の総数は約200人です。これらの就業管理は手書き出勤簿により行われています。
給与の支払いは、この出勤簿を元に、勤務時間を手計算し、職種ごとに別々のシステムに投入して行います。支援員は、正職員と同等に扱うため、職員と同じ給与支払システムに入力します。補助員の方は、都度支払いを行う財務会計システムに入力している。この業務に毎月4人、延べ13日分の労力がかかっており、業務量の削減が必要である。
各放課後児童クラブには、一台ずつ連絡用のスマートフォンが配布(設置)されているため、これら勤怠管理にも活用できないかと検討しているところである。
課題 ① 出退勤時間が不明瞭である(自己申告、手書き)。
② 勤務時間、給与額の計算ミスが発生するおそれがある。
③ 勤務時間の確認、給与計算、支払いに多くの時間がかかっている。
④ 担当職員がクラブの運営充実を考える時間、児童に接する時間が確保しづらい。
⑤ 支援員、補助員の「働きがい」が高まらず、職員募集への応募が少ない。
⑥ 給与支払額の確認に多くの時間がかかっている。(人事課、会計課)
求める解決策 ① スマホ等利用による出退勤時間の記録
② 勤務日数、時間、給与額の自動計算、支払いデータ生成
③ 給与支払額を給与支払いシステムと財務会計システムに送り込むところまでできるとありがたい
想定する実証実験内容 ・勤怠管理、給与支払いをデジタルで実施するためのツールを開発し、市内の33箇所(※1カ所は民間委託)の放課後児童クラブの支援員及び補助員約250人を対象に2ヶ月実証実験を行い処理に期待どおり事務処理時間が軽減するか検証を行う。
実証実験成功後の発展性 児童クラブに限らず他の施設や、他の職員にも使える仕組みになる可能性がある
本人が確かに出勤したかどうかを保証する機能(顔等生体認証など)を導入できると、より多くの自治体に導入される可能性が高い。
提案企業に求める専門性 勤怠管理や給与計算システムに明るいこと
操作の簡易性と出退勤時間等修正の容易さ
プロジェクトの進め方・打ち合せ方法 定期的な打ち合わせ(オンライン会議対応可能)
提供可能なデータ・環境等 支援員、補助員等の給与支払いに関する過去のデータ帳票
給与支払システム、財務会計システムとのインターフェース仕様
プログラム終了後の本格導入 予本事業を通じて検証を行い、来年度以降の導入を検討する。



お申し込み Application

<豊岡市>
締切:2020年9月30日(水)

<川西市>
締切:2020年10月11日(日)

<春日井市>
締切:2020年10月18日(日)

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