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安城市 水道工務課/下水道課

給排水工事申請のオンライン化! 事業者、行政の負担低減へ

Point

解決したい課題

家の新築工事などで発生する給排水工事は、安城市内で年間のべ2000件程度あり、市が審査や検査を行っている。現在は建物の給排水工事の事業者が、来庁して紙で申請を行うなど、アナログな業務が残っているため、電子化により工事事業者や市職員の負担軽減をしたい。

想定する実証実験

申請から工事・検査までのオンライン手続きのオンライン化を試験的に実施し、業務効率化につながるか検証したい。将来的には、電子申請や申請内容確認、修正依頼等だけでなく、工事費支払いもオンライン化したいので、電子決済も見越したサービス設計が望ましい。

Story

<給排水工事申請の課題>

安城市では、給排水工事の申請・処理作業が現在、対面かつ紙で行われています 。その数、年間のべ2000件。一連の事務に対して、いち案件あたり平均60分程度かかるので窓口対応する職員の負担が大きく、また来客がある度に作業を中断して対応にあたるので、事務効率を向上させるのが中々難しい状況にあります。

申請が紙ベースのため窓口対応が必須となり、コロナ禍のような非常事態でも市職員は在宅勤務することが難しい点も課題です。


また、事業者にとってもわざわざ来庁するのは大きな手間です。最初に工事申請するときだけでなく、申請の承認を受けたとき、工事着手するとき、工事完了を報告するとき、書類に不備や修正がある場合にも来庁する必要があります。

このように、現状のアナログな給排水工事申請は職員と事業者双方にとって大きな負担になっています。

<給水工事申請のフロー>

現在のところ現状給水工事申請は以下のようなフローで実施しています。

①事前協議

 本申請の前に協議が必要な複雑な案件については、事前協議が必要になります。事前協議に必要な資料を添えて、窓口へ提出してください。
 審査により記載漏れや書類不備があれば、修正を指示することがあります。
 後日、協議事項に対する回答を付して、事前協議承認をします。承認の後、当該書類を市役所へ受け取りに来てください。

②本申請

 給水装置を新設するとき、改造するとき、撤去するときにこの申請を行います。
 事前協議をした案件は、事前協議承認のコピーを添付します。
 単純な案件については、この本申請から手続きをします。本申請用紙に必要な資料を添えて、窓口へ提出してください。審査により記載漏れや書類不備があれば、修正を指示することがあります。後日、申請内容に対する審査回答を付して、本申請承認をします。
 新設するときや改造によりメーター口径を太くするときは、分担金を請求します。給水装置を新設するところの前面道路に水道本管がない場合は、水道本管を延長するための工事費を請求します。承認の後、当該書類を市役所へ受け取りに来てください。

③工事着手の準備

 分担金や工事費の請求がある場合は、支払いが完了していることを確認してください。(支払いが完了していない場合は、工事着手することができません)
 道路上での工事が必要な場合は、ほかの埋設物の有無を確認し、道路管理者と所轄警察署との協議を済ませてください。
 着手する日の3営業日前までに、着手届を地下埋設物調査票と道路使用許可書のコピーを添えて、窓口へ提出してください。審査により記載漏れや書類不備があれば、修正を指示することがあります。
 市職員の立会いを要する工事の場合は、施工日時をあらかじめ調整してください。

④工事着手

 着手届にて届け出した着手日などに変更が生じた場合は、市へ連絡してください。

⑤中間検査

 集合住宅への給水工事など中間検査を要する場合は、市職員が立会うため、検査日時をあらかじめ調整してください。
 検査により基準不適合などがあれば、修正を指示することがあります。

⑥工事完了

工事が完了したら、速やかに完了届に必要な資料を添えて窓口に提出してください。審査により記載漏れや書類不備があれば、修正を指示することがあります。

⑦立会検査

 市職員が立会うため、検査日時をあらかじめ調整してください。検査により基準不適合などがあれば、修正を指示することがあります。 検査合格の後、当該書類を返却するため、市役所へ受け取りに来てください。

この①事前協議から⑦立会検査までの業務をデジタル化することで、市職員と工事事業者の負担軽減と業務効率化を実現したいと考えています。

<目指す姿>

最近では、様々な自治体が給排水工事の電子化を進めており、安城市でも「アンフォーレ施設予約システム」や「市民課窓口の混雑状況確認」など、市民と接点となる場所を中心にデジタル化を進めております。

今後も安定的な行政運営を確保し、市民サービスの質を維持していくためには、ICT等を活用して自動化・業務効率化を図る必要があると考えています。

まずは紙での申請をデジタル化することで、窓口対応の時間や申請用紙の印刷費、保存スペースの削減をしつつ、在宅で申請の処理ができるよう環境整備し、新しい生活様式に合った行政サービスを実現したいと思っています。

<メッセージ>

「紙の申請の脱却」は市役所にとって大きなテーマですが、実現すれば市民や事業者にとっても大きなメリットがあります。
1つの給水工事申請だけでも、事業者が来庁しなければいけない機会は複数あり、その度に職員側にも窓口対応が発生するので、この課題がクリア出来れば既存の行政手続きを大きく変化させる可能性を秘めているのではないでしょうか。

また、この課題はどの自治体にも共通する課題なので、課題が解決した暁には他自治体にサービスを横展開する余地があるのではないかと思います。

ぜひ、一緒に申請手続きをより良くすることにチャレンジしませんか? ご関心のある企業の皆様からのご応募をお待ちしております!

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Vision

実現したい未来

・オンライン化で省力できた時間を、広報活動などの重要施策へ注力し、上下水道事業に関する認知度向上やサービス向上をもたらす。

得られるもの

・広域化推進により、他自治体への横展開の可能性があり、売上拡大
・広報等によって、会社及び製品の認知度が向上
・認知を広めるための広報面で協力

Outline

実証支援金:最大50万円

実証にかかる実証プロジェクト経費の支払
1件(1課題)あたり50万円(税込み)上限

背景

給排水工事申請は対面かつ紙にて申請・処理作業を行っている。そのため工事事業者は書類提出のため都度、窓口に足を運び、市職員は窓口にて対応するため、双方在宅勤務ができない状況にある。
また、職員は都度窓口対応を求められるため、自席で行うデスクワークは作業継続できず分断され、効率的な事務進捗を妨げられる。紙から電子化をすれば、コスト、スペース、時間が節約でき、オンライン化をすれば、環境への貢献やワークフローの改善も見込むことができる。

課題(詳細) 最優先課題は給排水工事申請ペーパーレス化の実現である。現状の給排水工事の申請は、工事事業者が来庁して紙で申請し、職員が書類の不備等をチェックして手動でシステムに入力している。紙で提出・受領し、確認・処理作業の流れを電子フォーマットやデータファイルでやり取りし、完結できるようにしたい。
また、可能であれば、申請書類への加筆や負担金に関する納付書の発行事務、申請の進捗状況の可視化も行いたい。
求める解決策

 【必須】
・申請から工事・検査までの手続きをオンラインで一元管理できるシステムの構築 
・工事事業者と市職員でやりとりできる機能を実装(チャットなど)     
・行政内部での決裁機能を実装

【希望】
・申請添付資料への指摘事項を、直接加筆できる機能があるとよい。
・申請手続きの進捗を工事事業者と市職員が確認できるとよい。

・受付番号(申請時の整理番号)の発行。  
・負担金等の納付を求める場合の納付書発行ができるとよい。

※個人情報の取扱が発生する場合、インターネットと接続されないLGWAN環境でのデータ取扱が必要になる。

想定する実証実験内容(詳細)

申請から完了・検査までのオンライン手続きについて、市職員と工事事業者で試験的に運用し、 業務効率化につながるか検証したい。
検証の中では、『申請から工事・検査までの手続きをオンラインで一元管理できるシステムの構築』を最重要視していますが、『工事事業者と市職員でやりとりできる機能を実装(チャットなど)』と『行政内部での決裁機能を実装』についても、給排水工事オンライン申請システム検討部会でベンダーに求めている機能であり、実証成果を検討部会へ展開することも想定したいため、これらの機能も実装できるか検証したい。

実証実験成功後の発展性 ・広域化の推進により、他自治体への横展開の可能性があり、運用範囲が拡大する。
提案企業に求める専門性

・水道/下水道法に精通していること。また各法令に関する専門性を有すること。
・LGWAN回線を使用したシステムを構築・実装したことがある。
・同種事業体に導入実績がある。

プロジェクトの進め方打合せ方法

・オンライン会議の対応可
・現状確認のため、現場視察に来てほしい
・工事事業者向けや他自治体向けのデモンストレーションをしてもらうことも

提供可能なデータ・環境等 ・事業実績
・現状ワークフロー
プログラム終了後の本格導入 愛知県内自治体で構成し、安城市も参画している『給排水工事オンライン申請システム検討部会』で検討しているスキームに合わせて、構築したシステムを提案し、上下水道事業の広域化を推進することができる。
検討部会では同種のシステム導入を検討しており、他のベンダーとの企画競争に応募・選定されれば、安城市のみならず、県下自治体への販路拡大を見込める。

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