利点が多いペーパーレス

民間と同様、行政でもデジタル化が求められて久しいですが、デジタル化の基盤となるのが、情報の電子化だと考えています。特にペーパレスの推進は、業務改革、ＤＸ推進、働き方改革、コスト削減等多くの利点を得られる取組みです。安城市においても、令和４年度策定の第７次行政改革大綱においてペーパーレスに関する目標を掲げて推進しているところです。

過去の取組みと現状

　ペーパーレスへの取組みについては、会議で使用可能な大型モニターの設置や会議における紙利用のガイドラインの策定、テレワークの導入、ZoomなどWeb会議の運用開始といった環境整備を進めてきました。また、職員への啓発を目的とした、ペーパーレスの事例紹介や組織別印刷枚数の周知など、意識改革にも取り組んできました。

　しかし残念ながら、印刷枚数をペーパーレスの効果指標とした際、Ｒ３年度から増加しており、ペーパーレスへの道のりは思いの外険しいことがわかってきました。

そもそも現状分析が足らないのでは？

　ペーパーレスの進捗が悪い原因としては、

• ペーパーレスの目的が認識されていない
• ペーパーレスに関するルールに強制力がなくが浸透していない
• 電子媒体に慣れがなく既存のデジタル環境を活かしきれていない
• 組織によって業務内容が大きく異なるためペーパーレスに適不適が存在する

など様々な事柄が考えられます。しかし、最も大きな原因は「現状分析の不足」であると考えています。

現状、何を印刷しているのか、その印刷は必要か否か等、紙の利用に関する実態が曖昧なものとなっています。また、過去行ってきた取り組みについても、それが有効であったものかどうかについてはしっかりした検証が行われていたとは言い難い状況です。

継続的なペーパーレスのヒントを一緒に見つけてほしい

　どのような資料を印刷しているのか等の現状把握を行いペーパーレスが進まない真の理由を追求し、ペーパーレスを推進する取組みの検討・実施に繋げていきたいと考えています。また、実施した取組みが形骸化等により形だけのものにならないようしっかりと浸透し自走できるルールづくりをしていきたいです。

＜主な流れ＞

1. 現状把握・分析
2. ペーパーレスが進まない原因究明
3. 課題設定と具体的な取組の検討
4. 取組の実施と効果検証（効果的な取組みの模索）
5. 効果的な取組みのに関するルール策定および浸透

【最後に一言】

　行政機関は、その業務内容の幅の広さから、部課係によって文化や業種が大きく異なる場合があります。安城市もその例外ではないため、全庁的なルールの策定や浸透に苦慮しているところです。今回、UIAをきっかけに、そういった長年の問題を少しでも解消できるきっかけを得ることができれば、業務改革が進み、職員の負担軽減や市民サービスの質向上に繋がっていくと思っています。