DXはどこまでがベスト？毎年更新・保育園の補助金システムを一緒に考えたい！

子ども

採択企業: キッズコネクト株式会社

Point

解決したい課題

・私立園への補助金の種類が多く、園の申請書類の作成や市の書類チェックに多くの時間を要しているため、電子申請等のデジタル化を進めたい
・制度改正により補助金の種類の増加、内容の改正があるため、汎用性があることが必要

想定する実証実験

・補助金の一部を対象に、申請から書類チェックまでをデジタル化できる仕組みを構築して検証する
・デジタル化に向く業務の特定や効果的な実装方法や順番を検討する

Story

保育分野でのDXは進んでいる…？

　保育園関係の手続きは、紙や手書きが多い印象をお持ちではないでしょうか。一保護者として、保育園の入園手続きや勤務証明の提出の場面で電子申請ができたら楽なのにと感じた経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
　保育分野のDXは他の分野と比較すると遅れていると言われますが、人手不足の保育園運営の負担を少しで軽減するため、欠席連絡受付やおたより配信などの園と保護者のコミュニケーション、勤怠管理・シフト作成などの管理、登園記録や午睡チェックなど様々な場面でICTやデジタルツールは活用され始めています。保育園と保護者の間では、連絡帳や写真のやりとりがデジタル化されている園もあるかもしれません。

保育園を支える補助金は約40種類も！

　一方で、保育園と行政の間の事務手続きは、まだまだDXが進んでいません。特に、待機児童対策として制度化された補助金の種類・申請件数が急激に増加して、それに伴い私立保育園と市の間のやりとりも増えています。
　安定的な保育運営のために実績に基づいて、40種類程度の様々な補助金を市から支払っています。
　代表的なものは、
　◆施設型給付費（認定こども園等の運営のベース（人件費・各種加算）となる補助金）
　◆地域型保育給付費（小規模保育事業所等の運営のベース（人件費・各種加算）となる補助金）
　◆一時預かり事業補助金（保護者の疾病等で一時的に預かった時の補助金）
があります。
　これらの補助金は、私立保育園から市へ申請書類を提出してもらい、職員による直接審査（チェック）を行っています。

申請件数の多さと頻繁な制度改正でアナログ対応も限界

　現在、待機児童対策として制度化された補助金は約40種類あり、私立保育園約135園から、対象となる補助金の申請/報告が市に提出されます。数多くある補助金制度も制度改正により複雑化していく一方で、適正な補助金の支払いには相当な時間をかけて書類チェックや修正のやりとりをしなければなりません。軽微な変更も含めると、毎年度何かしらチェックする内容が変更されるため職員の負担が大きくなっています。
　申請書類の入力作業は既に外部へ業務委託したため職員の負担は軽減したものの、22年度は２～5月まで担当職員6名がほぼマックス（80h/月）まで残業をして対応していました。
　補助金の申請手続きの前捌きの段階で、申請内容の不備や誤りを確認するためにメール、書類、郵便でのやりとりが多く発生していたり、市側の確認作業も目視が中心であったり、アナログな対応には限界がきています。

デジタルツールを活用して確認作業を効率化したい

　約40種類ある補助金の申請手続きや確認作業を、一度にすべてデジタル化しようとすると時間も費用も膨大になってしまいます。そこで、まずは対応しやすい手続きから着手してデジタル化を進めやすい範囲を見極めながら対象を広げていきたいと考えています。
　例えば、病児保育の委託料は対象施設が８施設と少ないのですが、毎月の申請/報告があるため今回の実証実験の期間中に着手しやすいと考えています。私立保育園が利用しているシステムは標準化されてはいません。そのため、各園からの申請情報をCSV等で取り込んで市でまとめるなどの方法から着手するのが良いのではと担当レベルでは考えています。
　ゆくゆくは、私立保育園のデータが来た段階で市の持つシステムに入力すると自動でチェックが出来たり、請求書まで作成できたりする状態を目指したいです。

頻繁な制度改正に対応できるデジタル化へのチャレンジ！ご協力お願いします

　「紙をベースとした確認作業からの脱却」は申請の受け手である市役所にとって大きなテーマです。
　保育園の補助金申請の手続きは多岐に渡り、度重なる制度改正に対応する必要があります。この課題がクリア出来れば、制度改正に頻繁に対応する必要がある多くの行政手続きを大きく変化させる可能性を秘めているのではないでしょうか。
　紙をベースとした確認作業に変わる新たな手法を実現したい。その想いに一緒に取り組んでいただける企業を求めています！

実現したい未来

・申請のチェックをデジタル化した上で電子申請等を導入し、複数同時審査や申請書作成の効率的なフィードバックなど、スマートな申請・審査に変える
・制度改正により申請数等が増えても、効率的に業務を実施する体制を実現する

得られるもの

・制度改正に対応しやすい申請のデジタル化は他課の業務や他自治体への展開が期待できる

Outline

実証支援金：最大50万円

実証にかかる実証プロジェクト経費の支払
1件あたり50万円（税込み）上限

背景	待機児童対策として制度化された補助金の種類・申請件数が急激に増加しているが、他の業種に比べて保育分野はDXが進んでいない。国においては、保育施設の負担軽減としてＩＣＴ等を活用した業務システムの導入の支援を行っているが、補助金申請業務の効率化ついては行政、保育施設とも進んでいない。　以前では、紙の申請を郵便等で提出することが当たり前となっていたが、他の業種では紙での提出を必要としないケースが増えている。　数多くある補助金制度も複雑化していく一方であり、適正な補助金の支払いには相当な時間をかけて書類チェックや修正のやりとりをしなければならない。　今後、申請者の利便性向上と市の業務効率向上のため、電子申請等の導入が必要となっている。
課題（詳細）	・安定的な保育運営のために実績に基づいて様々な補助金を支払っており、職員による直接審査（チェック）を行うことで質を保っている・大掛かりなシステム導入は事業者と行政のコストパフォーマンスが悪いため、導入には至っていない
求める解決策	・申請者からメール以外の電子申請で送付された申請を紙に出力することなく、PC等のツールを活用し、紙の申請での審査と同等以上のチェックが出来るようにする・今までは電話連絡等で行ってきた指摘事項の伝達・変更依頼などを、各申請者にチェックしたデータをフィードバックすることで、効率的な運用を行う・デジタル化することでどの職員が審査しても同じチェックができるようにする
想定する実証実験内容（詳細）	・実際の補助金申請の電子データを紙と同等以上の審査をするために必要な機能を検証・間違いの多い申請については、申請段階で必要なチェック機能を検証・上記を踏まえ、デジタル化に向く業務の特定や効果的な実装方法や順番を検討し、申請から書類チェックまでをデジタル化できる仕組みを構築して有効性を検証
実証実験成功後の発展性	園への補助金業務に対するデジタル化は全国的にも課題なため、チェック機能等の有効性が示されることで、同様の業務を抱えている部署や他自治体への横展開も期待できる。
提案企業に求める専門性	・補助金業務に対する支援にある程度のノウハウがあることが望ましい・職員でも容易に操作できるシステムを構築してほしい・現状把握をしたうえで、デジタル化に向く業務の特定や効果的な実装方法や順番を提示してほしい
プロジェクトの進め方打合せ方法	・オンライン会議可能・必要な機能の検証のため、審査（チェック）の手法については対面もしくは画面上で丁寧に確認してもらいたい
提供可能なデータ・環境等	・利用児童数データ・補助金を算定するための公定価格データ・申請様式
プログラム終了後の本格導入	・効果が確認できた場合は、デジタル化に必要なツールとして再来年度の実装に向け、来年度予算要望を行う