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姫路市 総務局 総務部 行財政改革推進課

利用したくなる公共施設へ!公共施設の利用実績集計・分析システムの実証開発

要点 Point

解決したい課題

公共施設におけるデータドリブン経営(利用実績に基づいた経営)の実現を図りたい

想定する実証実験

市民が使いたいと思うような公共施設と効率的な公共施設マネジメント

実現したい未来

市民が使いたいと思うような公共施設と効率的な公共施設マネジメント

得られるもの

他都市への水平展開の可能性

物語 Story

集合写真

施設の利用人数はどうやって数えているの?

姫路市内の公共施設といえば、どのような施設が思い浮かぶでしょうか。

市民会館、文化センター、姫路球場、公民館、児童センター・・・

実は、姫路市内には約800施設の公共施設があります。
これらの施設がどのくらい利用されているかを把握するため、各施設において、毎日、利用者数の集計作業を行っています。

姫路の公共施設

作業の流れとしては、イベント参加者数、貸室利用者数、自由来館者数等を毎日集計し、それらをもとに月単位で月報を、年単位で年報を作成しています。
実はこの集計作業が結構大変で、担当者がオリジナルで作成したExcelやAccessを使って行いますが、内容別に複数のファイルで管理していたり、計算式の誤りや入力ミスがあったりで、手計算で集計した数と、データで集計した数が合わないことが残念ながら散見されます。
そして、年間10万人ぐらいの来館者がある施設だと、その作業は途方もない作業となります…。

また、施設担当者はイベントを企画したり、建物の維持管理を行ったりと大忙しで、なかなか利用者数の集計作業に時間をかけられないのが実際です。

利用実績がより良い施設づくりにつながる!

利用実績は、とても大事なデータなんです。
利用実績をもとに、来年度のイベントの企画や市の施策などを考えたり、施設自体のあり方も考えたりします。

その際に、目的(年代別や市内外別など)に応じた資料を、担当者が作成することになりますが、必要となるデータを収集できていない場合は、担当者の経験則に頼ることがあります。
また、データがある場合も、データの再集計や資料作成に膨大な時間がかかったりするほか、担当者のレベルにより、資料の体裁や表現方法にばらつきが生じ、見る側も資料を理解するのに非常に時間がかかったりします。

これでは、本来、利用実績を分析して、より良い施設づくりを行っていくはずが、施設の課題を的確に把握できず、資料づくりばかりに時間をとられてしまい、本末転倒になります。

公共施設にデータドリブン経営を取り入れたい!

民間企業では、データを意思決定に用いるデータドリブン経営が近年注目されています。
ITの進展に伴い、いかにしてビッグデータを活用していくかという中で、公共施設についても、データドリブン経営の実現を目指すことが重要であると考えています。

実現することができれば、例えば、日曜日の午前中にお父さんと子どもの利用が増えてきているというデータにより、ターゲットを絞ったイベントを企画できたり、利用実績、人口統計、アンケート調査結果等と掛け合わせて将来の利用状況やニーズを予測し、施設の更新時に適した施設へ建替することができたりします。

レポートのイメージ

実現に向けた第一歩を踏み出しませんか?

そのために、まずは最初の一歩として、利用実績集計システムの構築をしたいと考えています。

構築にあたっては、
・様々な施設で利用できる汎用性の高いシステム
・事務の効率化が図れ、正確性の高いシステム
・様々な切り口からレポート(集計結果)を抽出できるシステム
を重視しています。

IT化が進んだ時代だからこそ、今後は、事務を効率化し、よりクリエイティブな業務に時間を割く必要があるのではないでしょうか。

公共施設は大きな可能性を秘めた空間です。私たちは、市民がもっともっと使いたくなるような、市民の心をつかむ公共施設づくりに取り組みたいと考えています。

公共施設におけるデータドリブン経営の実現を目指した第一歩を私たちと踏み出してみませんか。
ご応募お待ちしています。

集合写真

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募集要項 Outline

背景 姫路市においては、約800施設の公共施設の管理運営を行っており、毎年度、各施設の利用実績を集計し、各種計画の施策検証等を行っている。また、公共施設等の老朽化、人口減少・少子高齢化の進行等を踏まえ、公共施設等の実情を正確に把握し、総合的かつ計画的な管理の推進を図っていくこととしている。
しかしながら、利用実績の集計作業は負担が大きく、また、詳細な利用分析を行うことが困難な状況となっている。
今後、働き方改革により内部事務の効率化を図る観点からも、事務の省力化を図るとともに、利用実績の分析可視化まで行うことができるシステムの構築を図る必要がある。
課題 多くの施設で、利用実績は日報・月報・年報の区分により、Excel、Accessを用いて担当者がデータ作成している。このデータを利用し、各種計画の施策検証を行っているが、異なる切り口(年代別、イベント別等)から利用実績を使用するため、再度集計作業が必要となる。
これら一連の作業には膨大な時間を要するとともに、転記ミスも起こりうる。
また、作成したデータでは、詳細な利用分析(例えば、平日の夕方の会議室の年代別利用者数など)を行うことが難しいため、施設の課題を的確に把握できず、担当者の経験則に頼るところが大きい状況となっている。
求める解決策 公共施設におけるデータドリブン経営の実現を図るための利用実績集計システムの構築
〔構築における3つのポイント〕
①汎用性
公共施設には、コミュニティ施設、スポーツ施設、福祉施設などがあり、様々な施設で導入可能な汎用性が高いツール。
②事務処理の効率化・正確性
利用実績の集計作業について、大幅な事務軽減が図れ、かつ、正確性が高いツール
③可視化
様々な切り口から利用状況を把握でき、改善策の検討や、企画の立案が容易にできるツール
付加的・発展的な要素 ・姫路市公共施設予約システム(58施設導入)や、入館者カウンターとの連結によるさらなる業務の効率化
・BIツールの活用
想定する実証実験内容 実証実験を行う標準的な公共施設を抽出し、利用実績集計システムの構築を図る
求めるスタートアップ像 構築における3つのポイント(①汎用性、②事務処理の効率化・正確性、③可視化)を実現できる方
スタートアップに求める条件 現地(行財政改革推進課)に赴いての打ち合わせが可能なこと。
データ確認等は電話、メール等により可能。
提供可能なデータ・環境等 ・現行の利用実績集計報告書
プログラム終了後の本格導入 2019年度に本プログラムを通じてプロトタイピングを行い、以降の導入を検討する。

本課題は、「Urban Innovation JAPAN “for 姫路市”」の課題であり、一部通常のUrban Innovation KOBEと異なる部分がございます。詳しくは「募集要項」をご確認ください。

お申し込み Application

締切:2019年12月5日(木)

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