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豊岡市 総務課車輌管理室

公用車利用手続きをIT化し、安全で効率的な運用を目指したい!

要点 Point

解決したい課題

公用車の安全運転の推進、関連業務の省力化と効率的な運用

想定する実証実験

公用車の運行管理に関連するアナログ業務のICT技術利用による改善(省力化)の実証

実現したい未来

公用車運転に関連するアナログ業務から解放され、公用車の安全運転の推進と効率的な運用が実現されている未来

得られるもの

公用車は全ての自治体が所有しており、同じ課題を抱えている自治体への水平展開が可能となる

物語 Story

集合写真

公用車の安全運転の推進と効率的運用に向けて

公用車の管理と使用にはルールがあります

豊岡市は、兵庫県下最大の面積の自治体で、公共交通機関は十分に整備されておらず、日々の業務の主な移動手段は自動車がメインです。

市役所でも、職員が移動する際は「公用車」と呼ばれる、市が購入またはリースで所有する車で、職員自らが運転します。現在、豊岡市では200台超の公用車を管理・使用しています。そして、そこにはさまざまな細かいルールが存在します。

公用車台数一覧

豊岡市には、「豊岡市車両の管理及び使用に関する規程」という公用車の管理と使用に関して必要な事項を定めたルールがあります。お役所言葉が続きますが、少し辛抱してお付き合いください。

①車両の保全及び盗難防止のため車両の格納場所およびカギの保管場所を定め、確実に収納及び保管する。
②運転者名簿を備え、運転者を登録し、登録した運転者以外の者に車両の運転を禁じる。
③車両台帳を備え、車両について必要な事項を記載し、記載事項に変更を生じたときは、その都度補正する。
④車両運行日誌を備え、運転者に運行状況等必要事項を記録させる。
⑤運行実績表を備え、車両の走行距離、給油等の実績を記録する。

このように、公用車の管理・使用だけでもこれだけの手続きが存在します。車両の管理については、Microsoft Accessのシステムを構築し運用していますが、まだまだ業務改善する部分は残っていると考えています。

公用車

公用車の運用にはアナログ業務がいくつかあります

規程のとおり公用車を運転して庁舎に戻るまでには、いくつかのプロセスが存在します。

①グループウェアで使用する公用車を予約
②使用者の所属長による運転免許証の確認とアルコールチェック
③車両管理室で車両運行日誌とカギを受け取り出発(運転)
④帰庁後に車両運行日誌を記入し、カギを返却

このうち、②の確認、④の日誌はすべて紙で管理しているうえ、所属長の目の前で呼気のアルコール濃度を計測するチェックを行わなければならず、朝一番や昼休みあけなど、所属長に確認を取るタイミングがかぶると、確認待ちの列が出来してしまいます。

これらの業務は必ずしも対面でなくても良いかもしれませんし、わざわざ手で入力する必要がないかもしれません。これらのアナログ業務をデジタル化することで安全運転の推進と業務効率化できないかと考えています。

公用車2

公用車3 車輌ごとに車両運行日誌のファイルが用意されている

自動車利用票

帰ってきたことがわかる。より効率的な公用車運用へ

実は、公用車の効率的な運用においてもうひとつ課題があります。今、使える車をリアルタイムで把握出来ないことです。

グループウェアで管理しているものの、予定よりも速く帰ってきても、そのことがどこにも反映されないため、使いたい人がいても使えないということが発生します。どうしても車での移動となると渋滞などを見越して、すこし余裕を見て長めに予約してしまうことで、さらに問題を助長しています。

日本中の地方都市が欲しがるITツールをつくりたい!

 公用車業務をどうにかしたいと考える自治体は少なくないと思います。

豊岡市のような地方都市では、身の丈に合ったシステム調達が求められており、重厚長大なシステムではなく、クラウドを活用した最適・最小のIT導入を目指しています。日本中の地方都市が欲しくなるような・・そんなITツールをわたしたちと協働で開発してくださる企業の方をお待ちしております。

集合写真

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募集要項 Outline

背景 厳しい財政状況の中、公用車の適切な保有台数が求められており、その効率的な運用に努めなければならない。
一方で、毎年、公用車の事故が発生している中、担当課は安全運転に関する講習会等を行い事故防止に務めているが、公用車の事故は削減できない状況が続いている。他の自治体では公用車による重大事故も発生しており、職員の安全運転が推進できる環境を整備しなければならない。
課題 ① 安全運転にかかる確認業務の徹底と省力化
② 運行日誌に記入する運行情報記録の手間の削減(自動化)
③ 公用車の空き状況のリアルタイム把握
求める解決策 ICT技術を活用することで、公用車の安全運転にかかる確認作業や運行日誌への手書きによる運行情報の記入作業などの省力化を図る。また、公用車の利用状況を可視化する。
想定する実証実験内容 乗車前の運転免許証の確認、アルコールチェック等の安全運転に係る作業の自動化を実証。
IoT関連装置、あるいはタブレット端末等を利用した公用車の運行情報の自動記録とリアルタイム状況の可視化を実証。
実証実験成功後の発展性 車輌の運行管理は官民を問わない業務であり、車輌を保有する事業所を対象とした新サービスの開発につながる。
提案企業に求める専門性 ユーザビリティに優れたITツールの開発を得意とするスタートアップ
プロジェクトの進め方・打ち合せ方法 定期的な打ち合わせ(オンライン会議対応可能)
提供可能なデータ・環境等 公用車の利用予約状況に関する情報
公用車の運行日誌
プログラム終了後の本格導入 本事業を通じて検証を行い、来年度以降の導入を検討する。



お申し込み Application

<豊岡市>
締切:2020年9月30日(水)

<川西市>
締切:2020年10月11日(日)

<春日井市>
締切:2020年10月18日(日)

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