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川西市 企画財政課、職員課

データやテクノロジーを活用し、科学的根拠に基づいた各部署の最適な人員配置を実現したい!

要点 Point

解決したい課題

各部署の業務量を正確に把握することで必要なマンパワーを算出し、現在の人員数とのギャップを埋めつつ、職員の適性を最大限生かせる人員配置を実現したい。

想定する実証実験

・特定の部署における、業務量や必要な人手の測定
・業務に必要な適性や職員の属性をデータ化してマッチング
・職員の属性をもとにした人事異動案の作成

実現したい未来

・職員が仕事しやすい職場環境の実現
・組織のパフォーマンスを最大限に発揮するための体制整備

得られるもの

実験を通じて、いろんな組織に応用できるツールを開発すれば、関連機関に数多く導入できるため、提案企業にとってメリットになります。

物語 Story

企画財政課職員課

●時間外勤務が減らない理由はどこにある?

なかなか減らない時間外勤務。

市役所内の職場によって異なりますが、多くの職場で職員の負担が大きくなっています。
この状況を打開するため、人員増による対応の必要性が叫ばれています。しかしながら、職員の負担増の原因は、本当に人員不足によるものなのでしょうか。人員を増やせば、解決するものでしょうか。

原因が他にある場合、人員増という解決方法をとってしまうことは、疲弊する職員を増やすだけになってしまうかもしれません。
今求められるのは、問題を引き起こしている原因を明らかにし、それにあった対策方法を考えることです。問題認識は、人、立場によって異なります。

例えば、
・人手が足りず業務を時間内に処理しきれない
・経験のある職員がいなくて仕事がスムーズに進まない
・特定の職員だけが長時間の時間外勤務をしている
・通常業務に追われて新しい事業を企画する余力がない
・職場の人間関係などによるストレスを抱えて仕事に集中できない
・課員よりも課長などの管理職が長時間残業をしている
など、さまざまです。

また、市役所の業務は、例え職員の入れ替えがあっても、安定した行政サービスを提供しなければなりません。しかし、ベテラン職員に変わり、若手職員が配置されることも多く、知識や技術の伝承も課題となっています。

●職員定数と人員配置における問題点

定数把握や人員配置についての現状は、各部署から来年度の増員要求を受け、業務の増減などの情報をもとに、翌年度の定数を決定し、職員を配置する方式をとっています。

しかし、現在の職員定数と人員配置の妥当性についての検証が十分にできているわけではありません。川西市の職員は約1,000人で、約70の課があり、各課において、妥当な人員配置ができているかどうかを検証するのは困難だといえます。

企画財政課職員課

ジョブ・ローテーションや若手職員の育成を念頭に置き、職員の配置を行っているものの、そのような理想的な人事異動ができないケースも多くあり、計画的に知識や技術の伝承ができないなどの問題点があります。

これらの状況をできるだけ客観的に問題をとらえ、原因を究明するために、テクノロジーの活用を検討できないかと考えました。

●テクノロジーを活用し、問題の原因を明らかにしたい!

その原因検証のためのツールとして、業務に必要なマンパワーを測定し、実際の人員配置とのギャップを検証することで、客観的なデータにもとづく問題解決に活かすことができると考えます。

また、人員の数は妥当であっても、その配置が原因で、マンパワーが十分に生かされていない可能性もあるはずです。その場合、AIを活用し、職員の属性(年齢、性別、勤続年数、資質など)をデータベース化し、業務に必要な職員属性データとマッチングさせ、人員配置案を作成することができないかと考えました。

もちろん、テクノロジーは万能ではありません。技術ですべてを解決することは困難だと思います。

問題の原因が明らかになり、それに対して、どういう解決方法を導入するかは、職員がしっかり考えないといけません。その解決策を考える助けとして、テクノロジーを使っていくことが重要だと思います。

●生き生きと働ける市役所をめざして!

市の業務は市の職員が担うものであり、業務のレベルや成果を決定づけるのも結局はそこで働く人によるものです。川西市では、職員が自分の能力を最大限に発揮し、生き生きと仕事をして、市民サービスの価値を高めていくことをめざしています。

民間企業では、先行してHRテック等のテクノロジーを活用し、今まで属人的であった人事業務に科学的に取り組む事例が出てきていますが、今まさに自治体にも同じようなことが求められていると言えます。

しかし、自治体ではまだまだ人事の領域にテクノロジーを活用した事例はほとんどありません。

ぜひ川西市とともに、次世代の自治体の人事の形を模索し、課題解決に試みませんか?

企画財政課職員課

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募集要項 Outline

背景 市が行う業務が多様化・複雑化する中、多くの時間外勤務など、職員の負担も大きく、中には心身の調子を崩してしまうケースなどもある。

この問題解決のために、職員配置の見直しを実施しようとしても、労働人口の減少していく中、必要な時に、必要な人材を、必要な数確保することは困難である。また、問題の原因が、職員数に起因するものなのか、他の要因によるものなのか検証も十分できていない。

問題の原因を明らかにしないまま、新規で職員採用してしまえば、人件費負担も将来にわたって重くなるため、職員の定数増については慎重な判断が求められる。

そこで、まずは各職場が抱える人員配置上の問題点について、その原因を検証していくことが必要と考える。適正な定数や人員の配置を行い、組織力の強化を図りたい。
課題 業務の偏りが生じていること。また、必ずしも適材適所の人員配置を行っているとはいえない状況にある。そのため、各所管における必要なマンパワーを算出し、現在の人員数とのギャップを埋めるとともに、職員の適性を最大限生かせる職場への人員配置を行いたい。
求める解決策 1.業務量とマンパワーのギャップ測定
業務量に必要な人員(マンパワー)の算定
現人員と必要人員とのギャップを測定

2.AI等のテクノロジーを活用した、適性に応じた人員配置案の作成
各業務に必要な適性を判定する
職員の適性と業務適性のマッチング

その他、本課題解決に資するようなアイデアを広く募集します。
想定する実証実験内容 1.業務量とマンパワーのギャップ測定について
①特定の職場を対象とし、業務の仕分け・分類を行い、その業務に必要な人員を標準的な工程に必要な人員データをもとに算出する。
②同時に、実際に要する時間を測定し、記録する。
③①と②のギャップを図る。その測定データをもとに原因を究明する。

2.AI等のテクノロジーを活用した、適性に応じた人員配置案の作成について
①業務に求められる職員の属性をデータ化する。
②実際の職員の適性データをもとに、マッチング度を判定する。
③②で得られたデータをもとに、AI等による人員配置案を作成する。
※正職員と対象とする。過去の異動情報、現在の職員情報をはじめ最適解を見いだすためには、どのような情報が必要となってくるのか、繰り返し研究を進めたい。
実証実験成功後の発展性 他の職場に適用範囲を広げ、データの量を増やし、さまざまな組織に応用が検討できる。
提案企業に求める専門性 HRテックなどを用いた、人員配置、要員計画作成を支援した実績
プロジェクトの進め方・打ち合せ方法 オンラインでの打ち合わせ可(ただし、実証実験の方向性が出るまでは、対面での打ち合わせができるのが望ましい)
提供可能なデータ・環境等 ・時間外勤務状況データ
・職員定数の現状データ
・各課における問題認識に関する調査結果
・職員データ(職員の属性等)
プログラム終了後の本格導入 有効性が確認できれば、本格導入に向けた検討を行うことになると思うが、検証に時間がかかると思われるため、R3年度からの本格導入は時期的に困難だと考えます。R4年度以降を見据えた本格導入になると思います。



お申し込み Application

<豊岡市>
締切:2020年9月30日(水)

<川西市>
締切:2020年10月11日(日)

<春日井市>
締切:2020年10月18日(日)

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