Urban Innovation JAPAN


残り2

締 切

愛知県 福祉局 高齢福祉課

タブレット・PC等を活用して、有料老人ホーム立入検査業務を効率化したい!

Point

解決したい課題

有料老人ホームへの立入検査時における改善指示事項の作成業務のデジタル化、指導指針などの各種資料をデータ化することで、職員の立入検査業務を効率化させる。

想定する実証実験

・立入検査業務にタブレット・PC等を導入してデジタル化し、改善指示項目の作成などの業務の効率性かつ実用性を検証する。
・法令(指針)等の各種資料や施設ごとの届出資料をデータ化することで、過去の指導状況等の即時確認を可能とし、指導の効率性を検証する。

Story

そもそも・・・・

 有料老人ホームってどんなサービスを提供しているか知っていますか?

 入居者に(1)食事の提供、(2)入浴、排せつ又は食事の介護、(3)洗濯、掃除等の家事、(4)健康管理、のうちいずれかのサービスを提供する施設のことで、老人福祉法に定められています。

 有料老人ホームには、住宅型や介護付き等の類型がありますが、総数自体は年々増加しており(愛知県所管施設だけでも400以上に上ります。)、高齢者ケアの受け皿として地域の福祉に大きな役割を果たしています。

 愛知県では、県内(政令市・中核市を除く。)の施設に関しては老人福祉法の規定に基づき、各施設の適切な運営を促すため、「愛知県有料老人ホーム設置運営指導指針」による定期的な立入検査を行っています。

 そして、当該立入検査に日々勤しんでいるのが、我々高齢福祉課施設グループの職員なのです。

しかしながら・・・・

 やはりマンパワーにも限界というものがあり、なかなか思うようにはいかないのが現状です。(対象施設が多いことやその他業務にも時間を割く必要がある・・・。)

 職員を分身の術で2人にするわけにもいきませんので、色々と勘案した結果、立入検査1回あたりの検査時間そのものをまずは短縮できないかという結論に至りました。

 立入検査の基本的な内容としては、施設巡視による設備面の確認、各種帳簿等による運営面の確認を行い、検査当日中に改善点があれば改善指示事項を手書きの紙ベースで交付しています。

 「ん、手書き紙ベース?」、何だかアナログな響きを感じます。

 この点をうまく効率化(デジタル化)できれば、うまい具合に時間短縮できるのではと、ある職員が考えました。

 しかしながら、考えたのは良いものの、当該職員にはあまりデジタル面でのノウハウがありません。

 そこで、企業の皆様のお力添えをいただきたいと考えた次第なのです。(あとは紙資料の持参も多い・・・。)

できることなら・・・・

 立入検査時における改善指示事項の作成や持参資料の持ち運びについて、タブレット・PC等を利用した業務ツールを用いた運用とすれば、指示事項作成の時間削減や紙資料では実現できない該当項目の検索がより素早く可能になるため、立入検査・指導の効果が一層高まることが見込まれると考えました。(現地での改善指示事項の作成事例の検索も容易になります。)

 また、そこから一歩発展し、立入検査を実施した施設に対する指導記録を逐次データ化し、さらに施設の届出資料等も併せてデータ化することができれば、過去の指導状況や届出状況がタブレット・PC等を利用した業務ツールで閲覧可能となり、効率的な指導業務の実現も可能になるのではと考えました。

その先には・・・

 もし今回のデジタル化が実現できれば、有料老人ホームへの効果的な指導が実現するだけではなく、当該指導の実現による愛知県内の施設全体のよりいっそうの質の向上につながるのではと考えています。

 デジタル化によって、今後は施設からの説明内容を自動で文字起こしできたり、運営状況に合わせた最適な指導事項を抽出し施設に素早く案内できるようになる・・・・、そんな未来の立入検査を思い描いています。

 また、愛知県ではその他サービス事業者の指導を行っている部署がいくつもありますので、今回のデジタル化のノウハウを生かすことで、愛知県全体において、さらなる効果的な指導の実現も見込まれます。

 愛知県における事業者指導の大きな前進の第一歩に是非とも力を貸してもらえないでしょうか。

 よろしくお願いいたします!!

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Vision

実現したい未来

・改善事項の作成時間を削減し、施設へ迅速に指導ができる。
・タブレット・PC等を用いた資料提示により、施設への指導時間及び職員の事務作業時間を削減し、双方が他の重要業務に注力できるようにする。
・将来的には、タブレット・PC等ICT機器をさらに活用し、検査時の撮影写真や議事録作成の自動化等、さらなる検査業務の効率化を見据えている。

得られるもの

全国で同等の課題を抱えている自治体・事業者へのサービス展開が期待できる。

Outline

実証支援金:最大100万円

1課題あたり最大100万円を県が負担。
支払いのタイミングは、実証実験が完了し、実証報告書の検査完了後を予定しております。
実証実験に関する経費が100万円を超える場合、超える費用は企業等のご負担になります。

背景 老人福祉法第 29 条第 13項の規定に基づき、有料老人ホー ムに対する立入検査を行うことができるとされている。また、国通知において、都道府県等は、管内の有料老人ホームについて、定期的な立入検査を実施するほか、必要に応じ適宜調査を実施することとされている。
有料老人ホーム(住宅型及び介護付き)に対しては、定期的に各施設に対して老人福祉法に基づく立入検査を実地で行っており、立入検査を実施した際には、原則として当日中にその場で改善指示事項を施設側へ交付することとしている。
課題(詳細) 立入検査を実施した際には、原則として当日中にその場で改善指示事項を施設側へ交付しており、その後、紙で作成した指示事項を改めてデータ入力し管理している。 当該指示事項を作成するにあたっては、現状では複写式用紙に手書きで作成しており、書き間違いや訂正が少なからず発生しており、作成に時間を要している。
また、施設側への指導の根拠となる、「愛知県有料老人ホーム設置運営指導指針」やその他参考資料は現状紙ベースで検査の都度持ち歩いており、施設側へ指針等の該当部分を提示するのに時間を要する場面がある。(紙を手でめくり探すがなかなか見つからないなど。)
求める解決策 立入検査時における改善指示事項の作成及び各種資料の持ち運びについて、タブレット・PC等で利用する業務ツールを用いた運用とすることで、指示事項の作成時間の削減や紙資料では実現できない該当項目の検索がより素早く可能になるため、立入検査・指導の効果が一層高まることが見込まれる。
立入検査を実施した施設に対する指導記録を逐次データ化し、さらに施設の届出資料等も併せてデータ化することができれば、過去の指導状況や届出状況がタブレット・PC等で利用する業務ツールで閲覧可能となり、効率的な指導業務の実現が可能になる。
想定する実証実験内容(詳細) ・ICTを活用して、改善指示事項の作成をタブレット・PC等で作業することで、事務処理時間がどの程度削減できるか検証する。
・施設の届出資料(施設の関連資料、過去の指導状況や届出資料等)をデータ化し、タブレット・PC等で運用することで、指導時間がどの程度削減できるか検証する。
実証実験成功後の発展性 ・紙ベースで検査業務を行っている関係部署への展開が期待できる。
・同様の立入検査業務を行っている全国の自治体への展開が期待できる。
提案企業に求める専門性 ・検査業務におけるワークフローシステム構築
・生成AIなど過去履歴の検索及び文章の作成ができるツールの提供
・情報セキュリティに関する知識
プロジェクトの進め方打合せ方法 オンライン会議及び対面での対応可能である。
提供可能なデータ・環境等 ・実際の検査業務で使用している資料
プログラム終了後の本格導入 実証効果が認められる場合は、将来的な導入を検討する。

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