Urban Innovation JAPAN


残り10

締 切

保育課入園係

保育施設に関する通知をいち早く届けたい!‐ オンライン通知ツールの開発 ‐

Point

解決したい課題

現在は紙面で郵送している保育施設の入園申込の結果をオンラインでもっと早く届けたい。

想定する実証実験

令和5年4月からの保育施設入園申込をした一部保護者に申込結果をオンラインで通知し、保護者・職員双方に対する影響を検証する。

実現したい未来

保育施設入園に関する情報通知や入園までに必要な手続きがオンライン上で完結する未来。

得られるもの

通知類のオンライン化は他部署や他自治体も抱える課題です。
解決できれば大きなビジネスチャンスにつながるはずです。

Story

高まりつつある保育施設へのニーズ

近年全国的に保育施設の利用率は高まり続けており、安城市においてもその割合は全国平均からは大きく乖離していますが増加傾向です。この傾向は今後もしばらく続くことが予想され、全国的には令和7年度にピークに達する見込みとなっています。

保育所利用児童数と保育所等利用率の推移

保育施設関連の手続きは手間がかかる!

 保育ニーズが高まる一方、本市における保育施設関連の手続きはアナログな部分が多く残っており、入園の申し込み、教育・保育給付認定申請、認定情報の変更、利用時間の変更など様々の手続きは紙面・対面による提出が原則であり、必要な書類や記入項目も多く手続きには多くの時間を要していました。  

実際私も保育園に子どもを預ける保護者の1人ですが、氏名や世帯情報等同じような情報を複数の書類に記入しなければいけない状況にうんざりしていました。

また、入園申し込みを受け付ける職員の事務量も窓口での対応に要する時間や申込された情報を基幹システムへ入力する時間を合わせると年間1,500時間以上費やしています。

手続きのスマート化に向けたこれまでの取組

 新型コロナウイルスの蔓延に伴い、対面によらない手続きがこれまで以上に求められるようになってきました。そのような状況下、保護者の利便性向上を目指し、手続きの簡略化に努めてきました。

 ・令和3年2月 園業務支援システム「HOICT」を公立園全園に導入。欠席や遅刻等の連絡を電子化。

 ・令和3年4月 4種類の入園申込の様式を1つに集約(記入項目は35%削減)するとともに押印廃止。

 ・令和3年9月 入園申込、教育・保育給付認定の申請手続きをオンライン化。申請情報の基幹システムへの取り込みにより入力作業を自動化。

 ・令和3年12月 休日保育の申し込み、利用予約の手続きをオンライン化。

これ以降も各種手続きの簡素化、オンライン化を進めています。

HOICT画面イメージ

しかし未だに残るアナログな部分(入園申込のケース)

 以下に示した4月入園申込の流れのように手続きの大部分は簡素化・オンライン化(電子化)され、保護者の利便性は向上し、さらに職員の事務的負担も軽減しました。

保育施設入園申込フロー(4月入園)

しかし、アナログな部分はいまだに存在し、特に入園申込結果の通知には入園が決定した園の通知文だけではなく、入園にあたって必要な書類も同封して発送するため、発送準備に多大な時間を要しています。その結果、保護者が最も知りたい入園先を知るのが申し込みから4か月後ととても遅くなっています。

市民が、そして職員もHAPPYになれる仕組みの実現に向けて一緒にチャレンジしませんか?

 入園申込の結果をオンラインで簡単にいち早く知ることができれば、保護者のみなさんはお子様の入園先が決まらないことへの不安が減り、余裕を持って入園の準備を整えることができます。

 そのためにも、まずは今回の実証実験を成功させることが非常に重要となります。私たちに是非力を貸してください。

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Outline

背景 安城市内の保育園、認定こども園を利用する児童は5000人以上にのぼります。それらの児童が入園の申し込みなどの手続きする度にその結果通知を全て書面で郵送しています。利用決定通知書、支給認定証、保育料決定通知といった様々な通知を毎月郵送しており、その発送数は多い時には一度に5,000通を超えます。
課題(詳細) 通知の種類によっては添付書類も多く、結果を通知するまでに添付書類の作成、印刷、封入といった作業に多くの時間を要しています。例えば、4月入園申込では申し込みから結果の通知までに4カ月程度かかっています。なかなか届かない申込み結果に不安を募らせた保護者から毎年多くの問い合わせをいただいています。
一方で、職員にとっても発送作業に要する作業量(年間400時間以上)、紙の印刷枚数(年間40,000枚以上)、発送費用等課題が多く、現状を改善したいという思いは強いです。
求める解決策 ・申込者がスマホやPCで簡単に進捗や結果を閲覧できる
・職員の作業時間を減らし、申込者へ結果を通知するまでの時間を短くできる
・申込者の導入ハードルが低く、従来の手続き方法から切り替えてくれる
想定する実証実験内容(詳細) 令和5年4月からの保育施設入園申込(目安の日程感は申請9~10月、通知12~翌1月)で実証
①保育施設入園申込をした一部の保護者に申込結果をオンラインで通知
②申込みをした保護者へのアンケートなどから満足度、改善点、継続意向などを洗い出して本格実施に向けた実証を行う
③職員の作業量や印刷量を計測し、導入前後で比較を行う
実証実験成功後の発展性 同様の手法を使って入園申込以外の保育関連の手続きや他部署、他自治体への展開が期待されます。
提案企業に求める専門性 自治体のネットワーク環境、情報セキュリティ、法律面への理解。
プロジェクトの進め方打合せ方法 オンライン面談やチャットツール等で対応可能ですが、課題解決へのアプローチ方法によっては本市のネットワーク環境下での検証をするため、必要に応じて来庁を希望します。その際はおすすめのグルメスポットをご紹介します。
提供可能なデータ・環境等 ・本市で保護者が既に利用しているツールの情報を提供します
・申請情報のサンプルデータ(可能であれば実データ)を提供します
プログラム終了後の本格導入 セキュリティ面や利便性に問題が無ければ、入園申込を含む保育関連の手続きへ早期の本格導入を目指します。

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