施設の利用人数はどうやって数えているの？

姫路市内の公共施設といえば、どのような施設が思い浮かぶでしょうか。

市民会館、文化センター、姫路球場、公民館、児童センター・・・

実は、姫路市内には約800施設の公共施設があります。
これらの施設がどのくらい利用されているかを把握するため、各施設において、毎日、利用者数の集計作業を行っています。

作業の流れとしては、イベント参加者数、貸室利用者数、自由来館者数等を毎日集計し、それらをもとに月単位で月報を、年単位で年報を作成しています。
実はこの集計作業が結構大変で、担当者がオリジナルで作成したExcelやAccessを使って行いますが、内容別に複数のファイルで管理していたり、計算式の誤りや入力ミスがあったりで、手計算で集計した数と、データで集計した数が合わないことが残念ながら散見されます。
そして、年間１０万人ぐらいの来館者がある施設だと、その作業は途方もない作業となります…。

また、施設担当者はイベントを企画したり、建物の維持管理を行ったりと大忙しで、なかなか利用者数の集計作業に時間をかけられないのが実際です。

利用実績がより良い施設づくりにつながる！

利用実績は、とても大事なデータなんです。
利用実績をもとに、来年度のイベントの企画や市の施策などを考えたり、施設自体のあり方も考えたりします。

その際に、目的（年代別や市内外別など）に応じた資料を、担当者が作成することになりますが、必要となるデータを収集できていない場合は、担当者の経験則に頼ることがあります。
また、データがある場合も、データの再集計や資料作成に膨大な時間がかかったりするほか、担当者のレベルにより、資料の体裁や表現方法にばらつきが生じ、見る側も資料を理解するのに非常に時間がかかったりします。

これでは、本来、利用実績を分析して、より良い施設づくりを行っていくはずが、施設の課題を的確に把握できず、資料づくりばかりに時間をとられてしまい、本末転倒になります。

公共施設にデータドリブン経営を取り入れたい！

民間企業では、データを意思決定に用いるデータドリブン経営が近年注目されています。
ＩＴの進展に伴い、いかにしてビッグデータを活用していくかという中で、公共施設についても、データドリブン経営の実現を目指すことが重要であると考えています。

実現することができれば、例えば、日曜日の午前中にお父さんと子どもの利用が増えてきているというデータにより、ターゲットを絞ったイベントを企画できたり、利用実績、人口統計、アンケート調査結果等と掛け合わせて将来の利用状況やニーズを予測し、施設の更新時に適した施設へ建替することができたりします。

実現に向けた第一歩を踏み出しませんか？

そのために、まずは最初の一歩として、利用実績集計システムの構築をしたいと考えています。

構築にあたっては、
・様々な施設で利用できる汎用性の高いシステム
・事務の効率化が図れ、正確性の高いシステム
・様々な切り口からレポート（集計結果）を抽出できるシステム
を重視しています。

ＩＴ化が進んだ時代だからこそ、今後は、事務を効率化し、よりクリエイティブな業務に時間を割く必要があるのではないでしょうか。

公共施設は大きな可能性を秘めた空間です。私たちは、市民がもっともっと使いたくなるような、市民の心をつかむ公共施設づくりに取り組みたいと考えています。

公共施設におけるデータドリブン経営の実現を目指した第一歩を私たちと踏み出してみませんか。
ご応募お待ちしています。