放課後児童クラブに残る驚愕のアナログ業務

　放課後児童クラブは、一般的に「学童保育」と呼ばれており、法律上の名称は「放課後児童健全育成事業」となっています。主に共働き家庭等の小学生に遊びや生活の場を提供して、健全な育成を図ることを目的としています。

豊岡市は市域が約700㎢と広いため、現在、34の放課後児童クラブがあり、その運営を担う支援員と、支援員を補助する補助員を計250名配置し、子どもの育成支援を行っています。

　４月、人事異動により「放課後児童クラブ」に関わる事になったのですが、驚愕の光景がそこにありました。支援員・補助員に対する給与関係事務がすべて紙ベースで報告されたものを手作業で集計処理していたのです。

250名にも上る支援員、補助員の出勤簿、時間外勤務命令簿、年次休暇簿、週休日等の振替簿、自家用自動車使用承諾願兼運転票等をすべて集計・チェックし、データ入力作業を経て給与等の支払い事務を行っています。

給与支払いの業務は月初の1週間以内に終えなければならないのですが、紙からシステムに入力したり、ミスを防ぐため担当以外の職員が再度チェックする「ダブルチェック」したりしていると、毎月月初は必然的に時間外勤務が発生してしまいます。

デジタル化が進まない背景

これらの課題にある阻害要因を整理してみました。

１　支援員等の年齢構成は、圧倒的に50代、60代が占めており、パソコン等の扱いが不得手である。
２　本市の放課後児童クラブは小学校、幼稚園等の空き部屋等をメインに利用しているため、専用の事務スペースはなく、インターネット回線どころかパソコン自体も配備されていない状況である。
３　ＩＴベンダーへの業務委託による機器導入、インターネット回線、管理システム等の環境整備は、イニシャルコスト及びランニングコストが高額となり、事業規模を鑑みると費用対効果が見込めない。

事務の効率化はしたくても出来ない環境になっています。

かすかな光が…

こども育成課と各放課後児童クラブ、各放課後児童クラブと保護者との連絡体制の強化を図るため、スマートフォンを一斉に切り替えることになりました。クラブによっては、昔ながらの携帯電話（いわゆる「ガラケー」）のところもあり、使える機能や情報伝達の方法に差異が生じていました。

今回の更新で、全てのクラブが同一の機種、機能を有することになりました。チャンスです。最低限の設備投資ですが、全クラブが統一した機器を有するこの機会をうまく使えないものかと考えるようになりました。安直ですが、今の技術なら、携帯のアプリで事務の効率化に向けて何かできるのではないか。

まずは、一歩前進

現場の支援員等や事務処理をしている職員は、勤務時間が限られており、優先順位の高い他の業務も抱えています。他の業務に時間を活用するためには、事務の効率化は避けては通れない課題です。全体から見れば小さな課題かもしれませんが、こういった課題の積み重ねが職員のワーク・ライフ・バランスに弊害をもたらしているように思います。

しかしながら、手をこまねいてばかりではいられません。

まずは、典型的な内部事務作業である給与支給事務の省力化を実現したいと考えています。放課後児童クラブの支援員等の給与支給事務の効率化という、一見、地味で小さな取り組みですが、今回の成果が市役所の他の業務についても事務改善の波及効果を生み、いつか市役所全体の働き方改革、目指すべきワーク・ライフ・バランスにもつながるものと考えています。

現状に甘んじることなく、まずはできることから一歩ずつ前進したいと思います。

協力していただけるスタートアップの皆様の応募お待ちしています。