Urban Innovation JAPAN


残り20

締 切

「スポーツのまち」づくり課

“ど”煩雑な学校体育施設開放の手続きを、スマートロックや予約システムで便利にしたい!

Point

解決したい課題

3か所の窓口に行かねばならない利用者、大量な紙での予約管理に四苦八苦する市職員や教員。全員にとって煩雑な仕組みを便利にしたい。

想定する実証実験

鍵の管理と予約の管理を一体的に運用できる仕組みを構築し、学校2~3校での実証実験を行う。可能であれば使用料の支払いの電子化についても実証したい。

実現したい未来

利用者がより便利に学校の体育施設を利用できるようになり、さらに多くの人に学校の体育施設を利用してもらいたい。

得られるもの

・全国の自治体へ横展開
・市民館など地域住民が集う施設への導入

Story

豊橋市ではほぼ毎日小中学校の体育館やグラウンドが使われている!?

現在、豊橋市には75の小中学校があり、体育館やグラウンドを市民の方に開放しています。仕事終わりにスポーツをしたり、土日は地域のスポーツクラブが利用したり、ほぼ毎日、誰かがそれぞれの学校の施設を利用し、スポーツに親しんでいます。(図1)

図1:利用実績

多くの方に利用されている学校施設ですが、利用までの仕組みが長年変わっていません。利用する市民のみなさんには不便で、管理する職員も大変で、とにかく、関わっている多くの方から不満が出ており、運営の工夫だけでは解決できない状況となっています…。

利用するためには3ヶ所の窓口に行かなきゃいけない!

現在の仕組みでは、施設利用のためには、3つの窓口に行かなければなりません。

図2:学校開放イメージ図

3か所の窓口に行くのも面倒なのに、それだけでは利用できません。


予約
利用者は、どの学校が使えるのか把握するためにそれぞれの学校に問合せしなければなりません。また、予約の調整は教員の仕事です。


鍵を管理している場所(市民館又は、個人の管理指導員の家)に行き、鍵を借りたり、返却したりします。市民館が管理している場合、17時までに借りに行かないといけません。また、いつでも借りることができるのが個人の管理指導員の場合の利点でしたが、学校の鍵を預かるのは不安だといった意見もあり、そもそも個人の管理指導員という仕組みの継続が難しくなっています。

使用料の支払い
使用申請書類には、下の写真のように市内スポーツ施設で販売している使用券を貼り付けて提出する必要があります。

市役所職員や教員など管理者の負担も大きい

利用者ももちろんですが、この学校開放の運営(市職員・教員)は管理する側もとても大変です。

・予約の受付は学校で行っているため、教員の業務多忙化の一因となっています。

・紙の申請のため、いつ・どこで・どの団体が利用するのか、したのか把握するのが大変です。

・利用状況の集計は紙の申請書を手入力しています(75校×延べ回数約40,000回=300万回のデータ入力)

利用者も運営者もわかりやすく、簡単に!

こういった状況を打破するために、スマートロックと予約システムを取り入れて、鍵を安全に保管でき、かつ利用者が鍵をいつでも借りることができるようにしたいと考えています。またできることなら、使用料の支払いを電子決済にし、より便利にしていきたいと考えています。

また、スマートロックと予約システムを一体的に導入できればベストだと考えていますが、難しい場合、まずはスマートロックだけでも取り入れられればと考えています。

これから先、さらに学校体育施設の利用ニーズは高くなってくる

部活動の地域移行などにより、今後より学校体育施設の利用は多くなることが予想されるため、この実証実験は全国の自治体へ横展開できるものと考えています。

また、豊橋市においても、学校体育施設全校への展開だけでなく、市民館など地域住民が集う施設への導入なども考えられます。 より市民の方が便利で利用しやすい、そして利用者も運営もハッピーになる仕組みづくりに、ぜひ力を貸してください!ご応募お待ちしております!

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Outline

背景 現在豊橋市では、小中学校75校で学校の体育施設の開放をしているが、仕組みが長年変わっておらず、「利用も不便で管理も大変!」と、関わっている多くの方から不満が出ている。運営の工夫による改善を試みてきたが、それだけでは解決できない状況となっている。
課題(詳細) 施設利用者は、施設を借りるために3か所の窓口(団体登録・使用券の購入、学校への申請、鍵の貸し借り)へ直接行かなければならず、また施設の空き状況は、各学校に問い合わせないとわからない。
・定期的に利用している団体とそうでない団体があり、双方が利用しやすい予約の仕組みとは言えない。
・管理面においても、鍵の貸出業務は学校で行っており、教員の業務多忙化の一因となっている。さらに、利用状況の集計は市職員で紙の申請書から手入力しており、業務量も多く、実績を把握するのに時間を要している。
求める解決策 ・利用者がいくつもの窓口に行かずにすむようなネットで予約できるシステムの導入とスマートロックの導入などにより、利用者の利便性の向上と予約管理、実績管理の業務の削減をはかりたい。
・また、ネットで予約ができるようになった際、定期的に使っている団体とそうでない団体、双方が使用しやすい予約方法を構築したい。
想定する実証実験内容(詳細) ・スマートロックとWebでの予約管理を一体的に運用できる仕組みの構築を小中学校2~3校で実証したい。(利用状況の確認、利用申請、学校の承認・許可書の発行、使用実績の管理・集計、スマートロックによる鍵の管理(既設の物理錠はできるかぎり維持が望ましい))
・可能であれば使用料の支払いの電子化についても実証したい
実証実験成功後の発展性 ・実施対象校の拡大(2~3校→75校)
・全国の自治体へ横展開
・市民館など地域住民が集う施設への導入
提案企業に求める専門性 長年制度が変わってきていないこと、複雑なシステムであるため、柔軟な発想を持ち、粘り強く相談に乗ってくれて、変革に協力してくれるスキル
プロジェクトの進め方打合せ方法 オンラインによる会議対応可能
提供可能なデータ・環境等 ・団体登録者数、実施回数のデータ
・申請書類一式
・利用者へ配布する案内
プログラム終了後の本格導入 実証実験後、本格実施を見据え、対象校を広げる

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